Dra. ANA ALVAREZ DÍAZServicio de Farmacia

Hospital Ramón y Cajal23 noviembre 2011

I CURSO NUEVAS TECNOLOGI CURSO NUEVAS TECNOLOGÍÍAS. MAS. MÓÓDULO IVDULO IV

CAMAS 1070Cirugía 504Medica 451Pediatrica 53

QUIRÓFANOS39

CONSULTASHospital 152

C. Especialidades 57

HOSPITAL DÍA 52 puestosOncohematología 25

Psiquiatría 15Medico-quirúrgico 12

HEMODIALISIS 21 puestos

Unidades Cuidados Intensivos58 camas

SERVICIOS CENTRALES

20102010

Mejora la calidad del sistema sanitario y los resultados en los pacientes

Reduce costes

Mejora eficiencia y productividad

Sistema más ágil

1.- El actual proceso de dispensación proporciona seguridad y eficacia adecuadas para pacientes y usuarios?

NO2.- Necesitamos un plan estratégico para mejorarlo?

SÍ3.- Qué aspectos se deben tener en cuenta?

Las NT a implementar y sus costesRequerimientos de personal y espacioInterface entre las tecnologías y dispositivosNecesidades de servicio y mantenimiento

Para quéSeguridad del procesoReducir errores de medicacion

CómoReingeniería del proceso de dispensación Implementar NT en el proceso de forma segura y eficiente, incluyendo:

PEAValidación farmacéuticaSistemas robotizados de dispensaciónSAD

PLAN ESTRATÉGICO DISPENSACIÓN 2004‐2008/2009‐2012

Preparación de carros

Intercambio “cassetes”

Informes de llenado de carros para

24 horas

Servicio Farmacia

Planta

Envío “cassetes”

AdministraciónValidación de prescripciones

Sistema Gestión Integral del

Medicamento Devoluciones

PEA

601 camas: SDMDU30% PEA (180)NO KARDEX vertical7-8 Auxiliares14% (84) Llenado directo (T. tarde)

20052005 20112011

757 camas: SDMDU100% PEA2 KARDEX verticales5-6 Auxiliares86% (650) Llenado directo

ReingenierReingenierííaa

Horario prescripciónPEA actualización “constante”

Disponibilidad para validación fca

Rendimiento de kardex

PACTAR

DISTRIBUIR plantasDesarrollo de SOFTWARE

Distribución AUXILIAR

Reingeniería: factores a tener en cuenta

Configuración de los KARDEXStock de cada medicamento: histórico consumo

Stock mínimo: 2 díasStock máximo: 4 días

Definir: tipo hueco, capacidadFormas orales envase no unitario: reenvasado

Distribución tareas/personal:5-6 auxiliares:

Todas: devoluciones, reposición diaria kardex2 en cada kardex: llenado de carros1-2: resto tareas: control, prod. externos, tfno…

Llenado de carros

MAÑANA TARDE

9:00-10:00h

Con cambios 107 camas

11:30-14:30h 15:00-18:00h

Directo 379 camas 271 camas

19:30-20:30h

Cambios ------- Todas las camas

Estadística en sept 2011

Indicador de calidad: “uds correctas”2006: 2011:

75% 100%(IC=99.5%)

Camas ocupadas 757 camas

Nº dosis servidas 4.739.841

Líneas validadas 2.666.999

URV (2010) 1.984.904

Disminuir tiempo disponibilidad mtoDisminuir tiempo ordenar stockDisminuir tiempo reponer stockDisminuir nº dosis perdidasServicio rápido nuevas prescripcionesIncrementar control estupefacientes

Menos documentaciónMás tiempo con los pacientes

2 MÉTODOLOGÍAS:

Disminuir errores dispensación

Más tiempo para intervenciones clínicas

Mejorar la gestión de almacén y reducir las roturas de stock

Seguridad pacienteSeguridad proceso

Eficiencia

Seguridad pacienteSeguridad proceso

Eficiencia

Filling devices

Casset interchange

CPOE

Medication Information

System

AdministraciónValidación

FARMACIA

Reposición SAD con KH

Reposición SAD con KH

Optimización tiempo de enfermería:Más tiempo para pacientesMenos pérdidas de tiempo para buscar medicaciónOmisión gestión stocks

Disponibilidad de mtos las 24hAcceso controladoMejor gestión inventarioMejor gestión farmacoterapéuticaControl coste/paciente

Distribución tareas/personal:18 SAD: 2 reposiciones/día4-5 auxiliares (T. mañana):

4 en KH: preparación reposición 1º bloque de 6

1: distribución a las plantas

3 en KH: preparación reposición 2º bloque de 6

1: distribución a las plantas

2 en KH: preparación reposición 3º bloque de 6Horario preparación: 8:15-10:00hFin reposición: 12:30h

Distribución tareas/personal:1 enfermera:

Revisión inventario y caducidadesInclusión/exclusión medicamentosMantenimiento estacionesHorario: 2 horas/día (turno tarde)

2 fcas tiempo parcial: configuración/mantenimiento

Fcas validación: mtos no incluidos en SAD

16 camas (MIV)+ URG

20052005 20112011314 camas + URG

Necesidad de instalación de un

SAD

Informe de revisión de consumos

¿Se puede modificar?

¿espacio y requerimtos

suficientes en la unidad?

SI

NO

NO

Revisar Consumos de la unidad

Planificar Estructura

Tramitar la adquisición del

SAD

Seleccionar Medicamentos a cargar en el SAD

Establecer stock Máximo y Mínimo

Decidir Ubicación de los medicamentos en el SAD

Conectar con otras Aplicaciones del

Hospital

Realizar Carga Física Inicial

SAD Instalado

Normas de correcta ubicación

Decidir Ubicación del SAD

SI

Realizar Carga Informática

Trasladar SAD a la Unidad de

Hospitalización

Conectar a la red eléctrica e informática

Programar reposición del SAD

Gestión de acceso de usuarios al SAD

Complejidad pacientes/medicaciónConsumo de medicamentos

Traslados entre unidades quirúrgicas y UVIs

1ª UVI Médica y URGENCIAS2º MIR (no tenían SDMDU)

Planificar estructura del SAD

Establecer un entorno que disponga de unas condiciones apropiadas para el uso de los SAD

Decidir Ubicación del SAD

Cercana a los pacientes

Sin acceso a personal ajeno

Fácil acceso a personal de la unidad

Entorno adecuado: espacio, iluminación

Definir la información que debe aparecer en la pantalla de los SAD

Seleccionar medicamentos a incluir en el SAD

Establecer stock mínimo y máximo (3 días)

Establecer y mantener un contenido apropiado de los SAD y Diseñar adecuadamente la

configuración del SAD

Decidir ubicación en el SAD

Establecer criterios inclusión/exclusión

Revisar periódicam el uso de los mtos

Revisar periódicam el inventario

Cajetines individuales con tapa

Cajetines: NO MAR, antídotos, “abuso”

PYXIS®

BD Pacientes Pyxis

PEA

Inventario

Sistemas Información del Hospital

Admisión

PEA

Gestión

Iguana®

Interface bi-direcional a tiempo real

Verificación remota por un farmacéutico

Verificación remota por un farmacéutico Documentación disponible

para data warehouse

Programar reposición del SAD

Definir procedimientos seguros para la reposición de medicamentos en los SAD

Preparación de la reposición con KH:Bloques de 6 en 6

Sistema de código de barras

Utilizar el mismo nombre del

medicamento en todo el sistema

Horario de acuerdo con la Unidad

Comprobar inventario, estado de la medicación

Resolver incidencias (aux/DUE) Acondicionar los mtos

en dosis unitarias

Procedimiento para mtos no includos en

SAD

Establecer planes de mantenimiento y de contingencia para garantizar el

funcionamiento

Establecer programas de calidad y control de riesgos

Definir procedimientos seguros para la retirada de medicación en planta, la

devolución y distribución de los medicamentos hasta el paciente

Establecer programa de formación continua (farmacia y planta)

OPTIMIZACIÓN DEL SAD:Inventario de especialidades (nº)Nº Especialidades repuestas% Esp. repuestas/total cargadas

ACTIVIDAD REPOSICIÓN AUXILIARES:Unidades repuestas (nº)

CONSUMO:Imputación económica a paciente% imputación económica a pacienteNº unidades retiradasNº y % unidades con “ignorar prescripción”

OPTIMIZACIÓN DEL SAD:Inventario de especialidades (nº)Nº Especialidades repuestas% Esp. repuestas/total cargadas

ACTIVIDAD REPOSICIÓN AUXILIARES:Unidades repuestas (nº)

CONSUMO:Imputación económica a paciente% imputación económica a pacienteNº unidades retiradasNº y % unidades con “ignorar prescripción”

CONSUMO445.294 €Inventario: 62.991€

5 estaciones (boxes, ctas, 3 en OBS)Reducción Consumo total (€): 17.6%Reducción inventario: 34.5%

OBS-2: % Esp. repuestas < 30%Reestructuración de las otras estacionesReutilización SAD para Nefrología

ANTES

INSTALACIÓN

SEGUIMIENTO

STOCK UNIDADES

HOSPITALIZACIÓN

SDMDU TRADICIONAL (20%)

20112011

70% SDMDU TRADICIONAL

30% SAD

AREA HOSPITAL CAMAS

UVI Médica 17

UCI Cirugía 11

UCI Cardiovascular/Coronaria 25

Cirugía General 127

Medicina Interna 99

Nefrología 35

TOTAL 314

20032003

100% PEA100% PEA

PAPEL DEL FARMACÉUTICOConocimientos/habilidades/competencia

Farmacéuticos/clínicosSAD+PEABases de datos

Actitud

ColaboraciónDisponibilidadConfianzaAmabilidadPaciencia Comprensión

Servicio de Servicio de FarmaciaFarmacia

ParticiparParticipar

LiderarLiderar

Soporte Soporte

Tecnología relativamente nueva y aún no ha sido probada con estudios basados en evidencia

Pueden aparecer nuevos errores

Necesaria una adaptación del personal de planta y de Farmacia