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2015

Espaces collaboratifsRetour d’expérience sur la transformation des pratiques numériques

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Le Département de Loire-Atlantique > Repères

4 808 agents (1er janvier 2015)

dont 4 322 agents sur poste permanents et 486 assistants familiaux

Action sociale

Infrastructures et transports

Jeunesse et éducation

Sports, culture, tourisme

Economie et environnement

5 grands domaines

d’intervention

3

Le Département de Loire-Atlantique > Repères

4

Le Département de Loire-Atlantique > Repères

Direction générale

DG coordination

DG ressource

DG équipements

DG déve-

loppement

DG solidarité

DG citoyenneté

Délégation Nantes

Délégation St-Nazaire

Délégation Ancenis

Délégation Vignoble

Délégation Pays de Retz

Délégation Châteaubriant

Réseau métier

5

Les espaces collaboratifs > Enjeux

Développement de nouvelles formes de travail de groupe • Favoriser la transversalité• Faciliter le partage et la recherche d’information• Moderniser les pratiques de travail

Rencontre avec le projet de transformation de l’organisation• Fournir un outil pour animer les réseaux métiers• Faciliter le partage des pratiques• Développer le mode projet

6

Les espaces collaboratifs > Définition

Espace collaboratif

Site Web où des membres d'une équipe vont pouvoir :• organiser une documentation commune• collaborer à la rédaction de contenus• échanger et coordonner leurs actions

6

Fonctions documentaires

Fonctions conversationnelles

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Passer de l’ère bureautique aux plateformes collaboratives Web

Traitement de texte

Dossiers partagés

Messagerie

BlogForum

Forum

Gestion documentaire

Les espaces collaboratifs > Enjeux (1/2)

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IMPORTANCE

URGENCE

Téléphone, échange direct

Réunion en présentiel

Note

Messagerie

Visioconférence Espaces collaboratifs Web-audio

conférence

Messagerie instantanée

Les espaces collaboratifs > Enjeux (2/2)

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3 typologies d’espaces correspondant aux situations de collaboration

Animation d’équipeManagement d’une équipe au sens hiérarchique

Gestion de projetConduite du projets internes à un service ou transverses

Communautés de pratiquesRéseaux métiers, communautés d’intérêt

Construction d'un nouveau collègeDirection du patrimoine immobilier Réseau métier des encadrants de PMI Utilisateurs de smartphones et tablettes

+ Partage de l’informationTransparenceQualité de l’information

+ TransversalitéCommunication + Transversalité

Lien socialInnovation

Les espaces collaboratifs > Les typologies d’espaces

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Les espaces collaboratifs > La conduite du changement

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Architecture des espaces collaboratifs > 1 agent est membre de plusieurs espaces

Direction AA

Service XX Service YY Service ZZ

Espace public Espace privé

Direction AATous les agents de la direction

Service XXTous les agents du service

Service YYTous les agents du service

Service ZZTous les agents du service

Inscription par groupe (dynamique)

Projet piloté par le service ZZTous les participants au projet

Projet piloté par la direction AATous les agents de la direction

Assistantes de la direction AALes assistantes de la direction

Utilisateurs de smartphonesTous les agents du Département

Direction BB

TYPOLOGIE

Inscription unitaire (manuel)

Animation d’équipe Projets Communautés de pratiques

LEGENDE

VISIBILITE

MEMBRES

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Architecture des espaces collaboratifs > Exemple de cartographie pour une direction générale

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Architecture des espaces collaboratifs > 450 espaces collaboratifs créés en 2 ans

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Architecture des espaces collaboratifs > Gouvernance des espaces collaboratifs

1 comité de suivi • Participants : DSI, DRH, com interne, organisation

• Pilotage et évolution du dispositif• Définition d’indicateurs de suivi (quali & quanti) :

Techno | Formation | Usages

1 réseau de 35 référents numériques (1 par direction)• Création décentralisée des espaces collaboratifs

• Maintien de la cohérence des espaces dans chaque direction

• Accompagnement de proximité et relai des bonnes pratiques

1 réseau d’éclaireurs• Ambassadeurs des bonnes pratiques

• Valorisation de réussites

• Suggestions d’évolutions et expérimentation de pratiques avancées

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Architecture des espaces collaboratifs > Démarche d’ouverture d’un espace animation d’équipe

Sensibilisation ArchitectureConduite du changement

Alimentation

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Sensibilisation de l'équipe d'encadrement aux enjeux, définition d'un périmètre et d'une démarche

Définition de la nature des espaces, de leur contenu, de leurs usages et des guides de fonctionnement avec l'équipe d'encadrement

Alimentation de l'espace avec les documents importés des dossiers partagés et préparation des premiers contenus Web (blog, wiki, etc.)

Communication auprès des agents, formations spécifiques, accompagnement dans la durée

Priorités• Finalisation de la couverture des délégations (territoire)• DG équipements et DG développement (séminaire en cours d’organisation)• Objectif de couvrir l’ensemble des directions fin 2015

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Utilisation des espaces collaboratifs > Accès aux espaces : suivre le fil d’activités

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Utilisation des espaces collaboratifs > Panorama des fonctionnalités

Stocker les documents bureautiquesPossibilité de versionner et de commenter les documents

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Utilisation des espaces collaboratifs > Panorama des fonctionnalités

Consolider une base de connaissances collectivePossibilité d’organiser un sommaire pour aider à la navigation

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Utilisation des espaces collaboratifs > Panorama des fonctionnalités

Communiquer auprès des membres de l’espace (formel)Possibilité de gérer des tags et d’apporter des commentaires aux billets

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Utilisation des espaces collaboratifs > Panorama des fonctionnalités

Echanger de manière informelle avec les membres de l’espacePossibilité de gérer des tags et d’organiser des fils de discussion

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Utilisation des espaces collaboratifs > Blog, wiki, discussions : lequel privilégier ?

BLOGPour diffuser de l’actualité

WIKI Pour élaborer des

contenus de référence

DISCUSSIONSPour échanger entre collègues

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Utilisation des espaces collaboratifs > Accès mobile

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Retour d’expérience> Quelques belles réussites

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Retour d’expérience> Quelques belles réussites

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Retour d’expérience> Quelques belles réussites

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Retour d’expérience> Quelques belles réussites

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Retour d’expérience> Quelques belles réussites

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Retour d’expérience> Impacts managériaux

Révolution silencieuse des usages

• Essor des contenus consommés via un navigateur sur tout type de matériel

• De plus en plus d’usages sociaux

• Ringardisation du tout « e-mail » (objectif « zéro mail » ?)

• De la rétention d’information à la capacité à fédérer des réseaux

De la nécessité de maitriser ces nouveaux usages !

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Retour d’expérience> Impacts managériaux

Risques et opportunités du point de vue de l’encadrant

OPPORTUNITES RISQUES• Améliorer la transversalité de l’organisation

• Améliorer l’efficience collective (innovation, partage de l’info, fluidification de la communication, etc.)

• Créer du lien

• Améliorer la qualité de l’information

• Dispersion et « infobésité »

• Perte de contrôle hiérarchique

• Transparence et maitrise de l’information

• Exposition de l’encadrement

• Maitrise de l’outil et de ses usages

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Retour d’expérience> Impacts managériaux

Formation des cadres aux techniques d’animation

Accompagner (donner du sens, prévoir les formations, accompagnement)

Nourrir (bien préparer l’espace et l’alimenter régulièrement)

Inciter (encourager, réagir, lancer des discussions)

Montrer l’exemple (photo, contributions, réactivité, limiter le mail, etc.)

Echanger (discussions, veille, commentaire des documents)

Relancer (maintenir une fréquence de publication, inviter les collègues à répondre en

utilisant l’espace, ne pas laisser de questions sans réponse, etc.)

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ConclusionLes ingrédients d’une bonne recette

Sponsor

Stratégie de déploiement

Dispositif d’accompagnement

Pilotage

Expérimentations

1ères initiatives réussies

Usage de masse

Légitimation

Changement de culture

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ECHANGES

Contact : yves.rouille@loire-atlantique.fr