DOCUMENT CONTROL AND ELECTRONIC FILING

1

Ady Subagya| Galih MediskaAllman Indonesia

5%15%23%30%0%

0%17%21%25%5%

0%21%33%

50%15%

ALLMAN DOCUMENT SERVICES A SURVEY

3%30%

3%

70%30%

3%

50%30%

FACTSDOCUMENTATION

SKILLS

OWN KNOWLEDGE

UNCONTROLLED

Ady Subagya

DOCUMENT MANAGEMENT SYSTEMS

Fase 1Menetapkan1.Peta proses, Kebijakan dan Sasaran Mutu2.Program Sasaran Mutu3.Prosedur

Fase 2Mendokumentasikan1.Kebijakan2.Sasaran3.Prosedur4.Formulir5.Dokumen lain

Fase 3Menerapkan1.Melakukan apa yang ditulis2.Mencatat/rekam3.Memeriksa dan mengukur4.Meng-audit

Fase 4Memelihara1.Tinjau ulang2.Perbaiki dan cegah kesalahan kerja

adysubagya@gmail.com

6

ISO 9001:2008 Quality Management Systems

ISO 15489:2001 Information and Documentation, Records Management

ISO 5963:1985 Methods for Examining Documents, Determining their Subjects, and Selecting Indexing Terms

7

UU No 7/1971 Ketentuan Pokok Kearsipan

UU No 8/1997 Dokumen Perusahan

PP No 88/1999 Tata Cara Pengalihan Dokumen Perushaan Kedaman Mikrofilm

UU No 11/2008 Informasi dan Transaksi Elektronik

UU No 43/2009 Kearsipan

PP No 28/2012 KearsipanUU No 43/2009

Peraturan Kepala ANRI No 25/2012 Pedoman Pemusnahan Arsip

Peraturan Kepala ANRI No 35/2012 Jadwal Retensi Arsip Kepegawaian

PP No 82/2012 Penyelenggaraan Sistem dan Transaksi Elektronik

Introduction toDCEF, Terms and Definition

Introduction toDCEF, Terms and Definition

FilingManagement

FilingManagement

ElectronicFiling

ElectronicFiling Clouds

Computing

CloudsComputing

Module 1 Module 4 Module 5Module 3

DocumentManagement

DocumentManagement

Module 2

ElectronicDocumentManagementSystemsEDMS

ElectronicDocumentManagementSystemsEDMS

Module 6

Workshop outline and Rundown

Delegate Manual | Transcript | ADS Manual | ADS

PRINDO

10 IPSPrimages

ALLMAN INDONESIAPertokoan Pulomas Blok XI No 8 Kayuputih Jakarta 13260

allman@cbn.net.id | (21) 471-8635

Workshop outline and Rundown

Introduction toDCEF, Terms and Definition

Introduction toDCEF, Terms and Definition

FilingManagement

FilingManagement

ElectronicFiling

ElectronicFiling Clouds

ComputingCloudsComputing

Module 1 Module 4 Module 5Module 3

DocumentManagement

DocumentManagement

Module 2

ElectronicDocumentManagementSystemsEDMS

ElectronicDocumentManagementSystemsEDMS

Module 6

DASHBOARD: BPM | SOP ANATOMY | FLOWCHART | ELEMENT/ATTRIBUT | DMS

11

12

AA BB CC DD EER N R N R

FF GG HH II JJR N D N D

KK LL MM NN OOR D N R D

PP QQ RR SS TTN R D N N

UU VV WW XX YYN R R N N 12

Document

Informasi dan medium pendukungnya

13

14

Dynamic DocumentDokumen yang digunakan dalam proses bisnis.

StaticDokumen yang oleh karena sudah jarang digunakan, diletakkan tidak dekat dengan tempat proses bisnis.

Records

Dokumen yang menyatakan hasil yang dicapai atau bukti bahwa aktivitas Proses/ Prosedur sudah dilakukan.

(ISO 9000 International Standard on Quality Management Systems)

15

16

Records

Records sering juga disebut sebagai Rekaman, Catatan dan Rikod.

17

Vital RecordsRekaman yang tidak mempunyai masa simpan oleh karena sifat dokumennya yang tidak bisa dihapus/ dimusnahkan, Contoh: Akte Pendirian Perusahaan, Sertifikat, dan sejenisnya.

18

Important recordsRekaman yang mempunyai masa simpan hingga 25 tahun—5 tahun aktif 25 tahun di-arsip, Rekaman ini bisa diganti dengan biaya tinggi, salah satu contohnya dalah dokumen keuangan.

19

Useful recordsRekaman yang berguna tetapi mempunyai masa guna lebih pendek, dokumen ini bisa diganti dengan biaya rendah. Dokumen ini bisa ada di tempat kerja selama 2 tahun dan diarsip selama 5 tahun. Contoh: SPK/ Surat Pesanan.

20

Unuseful recordsRekaman ini tidak mempunyai nilai bisnis dan dapat dimusnahkan dalam waktu 3 bulan, Contoh; Undangan rapat.

FileFile adalah obyek dalam komputer yang menyimpan data dan informasi yang dugunakan dalam komputer. Pada Microsoft Windows (salah satu GUI atau Graphical User Interface), File ditunjukkan dengan ikon yang unik yang relevan dengan program yang membukanya.

21

FilingMenurut kamus administrasi: “Filing atau adalah suatu bentuk pekerjaan tata usaha berupa penyusunan dokumen-dokumen secara sistematis sehingga bilamana diperlukan lagi, dokumen-dokumen itu dapat ditemukan kembali secara cepat.”

22

FilingMenurut George R.Terry, PhD dalam bukunya “Office Management and Control”:

“Filing is the placing of paper in acceptable containers according to some predetermined arrangement so that any paper, when required can be located quickly and conveniently.”

23

Filing

Adalah menata dokumen (berbagai medium) secara sistimatis ke tempat tertentu dengan *Pengendalian, untuk memastikan keamanan, ketepatan dan kehandalan. (Ady A Subagya)*Pengendalian dapat menggunakan standar Internasional ISO 9001:2008”

24

Document controller

Orang atau pihak yang diberi kewenangan mengendalikan dokumen perusahaan.

*Document Control Center seringkali juga digunakan

25

Master

Dokumen yang menjadi sumber penyalinan.

*Master seringkali juga diartikan sebagai Asli.

26

Controlled copy

Salinan terkendali, penerima dokumen ini akan mendapat pembahuran setiap kali ada perubahan dokumen.

27

Uncontrolled copy

Salinan tidak terkendali, penerima dokumen ini tidak selalu mendapat pembahuran setiap kali ada perubahan dokumen.

28

Obsolete

Atau kadaluarsa adalah dokumen yang sudah tidak sah lagi.

29

Electronic Document Management Systems

Sistem komputer yang membuat, menyimpan, mengambil dan memusnahkan dokumen elektronik, seringkali ia juga mampu melacak versi-versi dokumen tersebut oleh beberapa pengguna.

30

Document and Filing management

31

Document management

adalah pengendalian dokumen secara sistematis, mulai dari dibuat, digunakan hingga dimusnahkan.

32

Document and record Management

-Document control procedure-Record control procedure-Retention procedure-Conversion procedure

33

Document control procedure

1.Document level2.Document types3.Document groups4.Authority5.Review and revision6.Numbering7.Document status

34

Record control procedure

1.Authority2.Placement3.distribution4.Retrieving methods5.Retention period

35

Filing management

Adalah penataan dan penyimpanan dokumen secara sistematis.

38

Prinsip dasar

Menata dan mengendalikan semua dokumen yang ada di Organisasi.

39

Prinsip dasar

Menemukan atau mencari kembali dokumen yang disimpan dengan cepat dan mudah.

40

Klasifikasi penyimpanan Dokumen (Index)

AlfabetisSubyekNumerikKronologisGeografis

41

Kegunaan dokumen

AdministratifLegalFinansialRisetEdukasiDokumentasi

42

Dokumen dilihat dari kepentingan

VitalPentingBergunaTidak Berguna

43

Speak with data.

44

45

Ady A SubagyaSystems specialist

allman@cbn.net.id(0818) 433-266