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Enero 2015Secretaría de Finanzas y PlaneaciónSubsecretaría de Finanzas y AdministraciónDirección General de AdministraciónSubdirección de Organización y Procesos Administrativos
SE/DGCG/SRCC-P-01-A3
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS
Departamento de Registro Contable
Subsecretaría de EgresosDirección General de Contabilidad GubernamentalSubdirección de Registro y Consolidación Contable
COPIA N
O CONTROLA
DA
ÍNDICE
Subdirección de Registro y Consolidación ContableManual de Procedimientos
ENERO 2015
Presentación
Estructura Orgánica del Departamento................................................................................................................................. 1
Simbología de Diagramas......................................................................................................................................................... 2
Descripción y Diagramas de Procedimientos
Departamento de Registro Contable
Oficina de Registro de Egresos
Contabilización de Pólizas.......................................................................................................................................................... 5
Elaboración de la Póliza Manual de Fideicomisos.................................................................................................................... 8
Emisión de Estados Financieros................................................................................................................................................. 11
Oficina de Registro de Ingresos
Integración y Archivo de Documentación Soporte de la Contabilización
del Lote Diario de Ingresos......................................................................................................................................................... 16
Oficina de Conciliación de Ministraciones
Conciliación de la Cuenta Contable de Ministraciones de Gobierno y de las Dependencias.............................................. 20
Analista Administrativo de Integración Documental
Recepción de los Cortes Diarios del Departamento de Caja...................................................................................................27
Recepción de Documentación de Solicitudes y Comprobaciones de Recursos................................................................... 31
Recepción de Documentación de Lotes Manuales................................................................................................................... 35
Administrativo Especializado de Registro Contable
Registro Contable de Facturas (Ministraciones)..................................................................................................................... 39
Firmas de Autorización.............................................................................................................................................................. 42
COPIA N
O CONTROLA
DA
Subdirección de Registro y Consolidación ContableManual de ProcedimientosPRESENTACIÓN
ENERO 2015
La presente administración se caracteriza por promover una mejora en los procesos y resultados del Gobierno paraeficientar la función pública, bajo criterios de mejoras operacionales y administrativas, evaluando permanentemente laorganización, funcionamiento y responsabilidades de la Administración Pública Estatal.
Asimismo, el Plan Veracruzano de Desarrollo 2011-2016, establece en sus acciones impulsar el desarrollo organizacionaly proveer a los órganos y áreas administrativos de herramientas que permitan mejorar la función pública, a fin decoadyuvar en el establecimiento de un Sistema de Planeación Estatal Moderno, que responda con oportunidad a lasnecesidades de los diferentes sectores y regiones de la Entidad.
La Secretaría de Finanzas y Planeación a través de los Manuales de Procedimientos, establece los procesos que realizan lasáreas administrativas, con el fin de que contribuyan a lograr la eficiencia, calidad y productividad que demanda lasociedad, dando cumplimiento a lo establecido en la Ley Orgánica del Poder Ejecutivo del Estado de Veracruz de Ignaciode la Llave, Código Financiero para el Estado de Veracruz de Ignacio de la Llave, Código de ProcedimientosAdministrativos para el Estado de Veracruz de Ignacio de la Llave, Reglamento Interior de la Secretaría de Finanzas yPlaneación y Plan Veracruzano de Desarrollo 2011-2016.
La estructura del contenido del Manual de Procedimientos del Departamento de Registro Contable ofrece una respuestaa las necesidades del área administrativa. Para su manejo se indican y describen brevemente los componentes que lointegran:
Estructura Orgánica del Departamento: Refleja en forma esquemática la jerarquización del área, objeto del Manualen cuestión.
Simbología de Diagramas: Incluyen las figuras que se utilizan en las representaciones gráficas de losprocedimientos.
Descripción y Diagramas de Procedimientos: Expone de manera clara y concreta, cuáles son las actividades que leson inherentes a cada proceso y el área administrativa y/o puesto responsable de realizarlas.
Firmas de Autorización: Incluyen las firmas de autorización desde el Secretario de Finanzas y Planeación hasta elJefe de Departamento, dando formalidad al documento.
La información que integra este Manual, fue obtenida por un procedimiento que tiene dos modalidades: a) indirecto: através del análisis del Manual anterior; b) directo: por medio de entrevistas con los niveles involucrados en cadaprocedimiento.
Procesada la información, se presenta en un formato que incluye:
Nombre del procedimiento. Objetivo que se persigue en la realización del mismo. Frecuencia de realización. Procedimientos con los que conecta. Normas que rigen el procedimiento.
Firma de validación del procedimiento.
Descripción del procedimiento especificando áreas administrativas o puestos involucrados y las actividades quedeben llevarse a cabo para operar el proceso.
Diagrama correspondiente.
COPIA N
O CONTROLA
DA
ESTRUCTURA ORGÁNICA DEL DEPARTAMENTO
Subdirección de Registro y Consolidación ContableManual de Procedimientos
1PÁG.ENERO 2015
SECRETARÍA DEFINANZAS Y
PLANEACIÓN
UNIDAD DE ACCESOA LA INFORMACIÓN
PÚBLICA
SUBSECRETARÍADE INGRESOS
DIRECCIÓNGENERAL DE
CONTABILIDADGUBERNAMENTAL
DIRECCIÓNGENERAL DE
PROGRAMACIÓN YPRESUPUESTO
DIRECCIÓNGENERAL DE
INVERSIÓNPÚBLICA
DEPARTAMENTODE
CONSOLIDACIÓNDE ESTADOSFINANCIEROS
SUBDIRECCIÓN DEREGISTRO Y
CONSOLIDACIÓNCONTABLE
SUBDIRECCIÓN DESEGUIMIENTO DE
AUDITORÍAS
SUBDIRECCIÓN DEANÁLISIS E
INTEGRACIÓN DE LACUENTA PÚBLICA
DEPARTAMENTODE REGISTRO
CONTABLE
ADMINISTRATIVOESPECIALIZADO DE
REGISTROCONTABLE
ANALISTAADMINISTRATIVODE INTEGRACIÓN
DOCUMENTAL
OFICINA DEREGISTRO DE
INGRESOS
ANALISTACONTABLE
DE REGISTRO DEE G RE SOS
ANALISTACONTABLE DEREGISTRO DE
INGRESOS
OFICINA DEREGISTRO DE
E G RE SOS
AUXILIARADMINISTRATIVO
OFICINA DECONCILIACIÓN DEMINISTRACIONES
ADMINISTRATIVOESPECIALIZADO DE
CONSOLIDACIÓN DEMINISTRACIONES
PROCURADURÍAFISCAL
COORDINACIÓNDE ASESORES
SUBSECRETARÍADE PLANEACIÓN
SUBSECRETARÍADE EGRESOS
SUBSECRETARÍADE FINANZAS Y
ADMINISTRACIÓN
UNIDAD DEGÉNERO
COPIA N
O CONTROLA
DA
Subdirección de Registro y Consolidación ContableManual de Procedimientos
2PÁG.
SIMBOLOGÍA DE DIAGRAMAS
ENERO 2015
Inicio y fin
Actividad
Documento
Sistema y/o archivoinformático
Decisión
Pasa el tiempo
Conector de actividad
Conector de página
Conector de procedimientos
Archivo temporal: cronológico (C),alfabético (A) o numérico (N)
Archivo definitivo:cronológico (C),alfabético (A) o numérico (N)
Efectivo o cheque
Objeto o cosa
Actividades que se realizan demanera continua
Actividades que se realizan demanera simultánea
Indicadores de texto
Disco compacto (CD) oDisco de video digital (DVD)
COPIA N
O CONTROLA
DA
Subdirección de Registro y Consolidación ContableManual de Procedimientos
3PÁG.
DESCRIPCIÓN Y DIAGRAMAS DE PROCEDIMIENTOS
ENERO 2015
DEPARTAMENTO DE REGISTRO CONTABLE
COPIA N
O CONTROLA
DA
Subdirección de Registro y Consolidación ContableManual de Procedimientos
4PÁG.
DESCRIPCIÓN Y DIAGRAMAS DE PROCEDIMIENTOS
ENERO 2015
OFICINA DE REGISTRO DE EGRESOS
COPIA N
O CONTROLA
DA
NORMAS
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
PROCEDIMIENTOS CON LOS QUE CONECTA
Subdirección de Registro y Consolidación ContableManual de Procedimientos
OBJETIVO
FRECUENCIA DE REALIZACIÓN
FIRMA DE VALIDACIÓN
5PÁG.
ES RESPONSABILIDAD DEL JEFE DE DEPARTAMENTO DE REGISTRO CONTABLE LAVALIDACIÓN DEL PROCESO Y EL APEGO AL MISMO.
ENERO 2015
Diaria.
Contabilización de Pólizas.
La Oficina de Registro de Egresos debe contabilizar los lotes de Órdenes de Pago, Caja, Inversión Pública y losregistros manuales del mes correspondiente de la Subdirección de Registro y Control de la Tesorería y de la DirecciónGeneral de Inversión Pública.
La Oficina de Registro de Egresos debe realizar la captura de la información de las áreas administrativas de laSEFIPLAN que lo soliciten, o en los casos en que éstas no tengan acceso al Sistema Integral de AdministraciónFinanciera del Estado de Veracruz (SIAFEV), antes de contabilizarlos.
Realizar la contabilización de los registros, para la integración de los Estados Financieros.
- Recepción de Documentación de Lotes.
COPIA N
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DA
Subdirección de Registro y Consolidación ContableManual de ProcedimientosNOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
ÁREA Y/O PUESTO ACTIVIDAD
6PÁG.ENERO 2015
Oficina de Registro de Egresos. Accesa al Sistema Integral de Administración Financiera del Estado deVeracruz (SIAFEV), localiza y selecciona los lotes no contabilizados delperíodo.
Contabiliza a través del Sistema Integral de Administración Financieradel Estado de Veracruz (SIAFEV), los lotes en estado real ycomprometido.
Recibe la Tarjeta de envío en original y los Lotes en un tanto de lasáreas administrativas de la SEFIPLAN.
Accesa al Sistema Integral de Administración Financiera del Estado deVeracruz (SIAFEV), localiza por nombre los datos del lote acontabilizar, con base en los Lotes en un tanto y verifica que el procesode contabilización sea correcto.
¿Es correcto el proceso de contabilización?
En caso de no ser correcto el proceso de contabilización:
Informa verbalmente o a través de Oficio, al área administrativa de laSEFIPLAN, las inconsistencias que se presentan, para que realicen lacorrección.
Continúa con la actividad No. 4.
En caso de ser corrrecto el proceso de contabilización:
Elabora la Relación de lotes del SIAFEV en tres tantos.
Anexa a la Relación de lotes del SIAFEV en primer tanto, los Lotes enun tanto.
Turna al Analista Administrativo de Integración Documental, laTarjeta de envío en original, la Relación de lotes del SIAFEV enprimer y segundo tanto, junto con los Lotes en un tanto, recabandofirma de recibo en la Relación de lotes del SIAFEV en tercer tanto, lacual archiva de manera cronológica temporal.
FIN DEL PROCEDIMIENTO.
Conecta con el Procedimiento:- Recepción de Documentación de Lotes Manuales (Analista Administrativo de Integración Documental).
1.
2.
3.
4.
4A.
5.
6.
7.
Contabilización de Pólizas.
COPIA N
O CONTROLA
DA
RELACIÓN DE LOTES DELSIAFEV
3T
LOTES
1T
LOTES
1T
RELACIÓN DE LOTES DELSIAFEV
INICIO
ACCESA, LOCALIZA YSELECCIONA LOS LOTES NO
CONTABILIZADOS DELPERIODO
SIAFEV
LOTES
TARJETA DE ENVÍO
RECIBE
O
1T
CONTABILIZACIÓN DE PÓLIZAS
DEPARTAMENTO DE REGISTRO CONTABLE
OFICINA DE REGISTRO DE EGRESOS
CONTABILIZA LOS LOTES ENESTADO REAL Y
COMPROMETIDO
SIAFEV
ÁREASADMINISTRATIVAS DELA SEFIPLAN
ACCESA, LOCALIZA YVERIFICA QUE EL PROCESODE CONTABILIZACIÓN SEA
CORRECTO
SIAFEV: LOTE ACONTABILIZAR
CON BASE EN LOS LOTES
¿ES CORRECTO EL PROCESODE CONTABILIZACIÓN?
NO
SI
INFORMA LASINCONSISTENCIAS QUE SE
PRESENTAN, PARA QUEREALICEN LA CORRECCIÓN
VERBALMENTE O ATRAVÉS DE OFICIO
ÁREA ADMINISTRATIVA DELA SEFIPLAN
ELABORA
1-3T
RELACIÓN DE LOTES DELSIAFEV
ANEXA
1T
RELACIÓN DE LOTES DELSIAFEV
TARJETA DE ENVÍO
TURNA Y RECABA ACUSE DERECIBO
O
1-2T
ANALISTA ADMINISTRATIVO DEINTEGRACIÓN DOCUMENTAL
C
FIN
CONECTA CON EL PROCEDIMIENTO:- RECEPCIÓN DE DOCUMENTACIÓN DE LOTES MANUALES (ANALISTA ADMINISTRATIVO DE INTEGRACIÓN DOCUMENTAL)
ENERO 2015
( 1 )
( 2 )
( 3 )
( 4 )
( 4A )
( 5 )
( 6 )
( 7 )
COPIA N
O CONTROLA
DA
NORMAS
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
PROCEDIMIENTOS CON LOS QUE CONECTA
Subdirección de Registro y Consolidación ContableManual de Procedimientos
OBJETIVO
FRECUENCIA DE REALIZACIÓN
FIRMA DE VALIDACIÓN
8PÁG.
ES RESPONSABILIDAD DEL JEFE DE DEPARTAMENTO DE REGISTRO CONTABLE LAVALIDACIÓN DEL PROCESO Y EL APEGO AL MISMO.
ENERO 2015
Mensual.
Elaboración de la Póliza Manual de Fideicomisos.
La Oficina de Registro de Egresos debe registrar en cuentas de activo los Fideicomisos, para su inclusión en el Estadode Situación Financiera.
La Oficina de Registro de Egresos debe enviar de manera mensual la Balanza de comprobación con los saldospatrimoniales actualizados al Subdirector de Fideicomisos.
Mantener actualizados los saldos de fideicomisos en cuentas de activo.
Ninguno.
COPIA N
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DA
Subdirección de Registro y Consolidación ContableManual de ProcedimientosNOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
ÁREA Y/O PUESTO ACTIVIDAD
9PÁG.ENERO 2015
Oficina de Registro de Egresos. Recibe la Tarjeta de envío en original y el Reporte de saldospatrimoniales preliminares a un período determinado en un tanto, dela Subdirección de Fideicomisos.
Accesa al Sistema Integral de Administración Financiera del Estado deVeracruz (SIAFEV), y captura los registros contables para generar laPóliza.
Contabiliza a través del Sistema Integral de Administración Financieradel Estado de Veracruz (SIAFEV), los registros contables de la Póliza enestado real.
Coteja a través del Sistema Integral de Administración Financiera delEstado de Veracruz (SIAFEV), los saldos en la Balanza decomprobación, contra el Reporte de saldos patrimonialespreliminares en un tanto y verifica si son correctos.
¿Son correctos los registros?
En caso de no ser correctos los registros:
Realiza las correcciones necesarias en el Sistema Integral deAdministración Financiera del Estado de Veracruz (SIAFEV).
Continúa con la actividad No. 5.
En caso de ser correctos los registros:
Imprime a través del Sistema Integral de Administración Financiera delEstado de Veracruz (SIAFEV), la Póliza y la Balanza de comprobaciónen un tanto.
I n t e g r a e l Expediente de fideicomisos y anexa la Tarjeta de envío enoriginal, el Reporte de saldos patrimoniales preliminares, la Póliza,y la Balanza de comprobación en un tanto.
Ordena y archiva de manera cronológica temporal, el Expediente defideicomisos.
FIN DEL PROCEDIMIENTO.
1.
2.
3.
4.
4A.
5.
6.
7.
Elaboración de la Póliza Manual de Fideicomisos.
COPIA N
O CONTROLA
DA
BALANZA DECOMPROBACIÓN 1T
BALANZA DECOMPROBACIÓN
1T
PÓLIZA
1T
PÓLIZA
REPORTE DE SALDOSPATRIMONIALESPRELIMINARES
1T
REPORTE DE SALDOSPATRIMONIALESPRELIMINARES
1T
TARJETA DE ENVÍO
INICIO
RECIBE
ELABORACIÓN DE LA PÓLIZA MANUAL DE FIDEICOMISOS
DEPARTAMENTO DE REGISTRO CONTABLE
OFICINA DE REGISTRO DE EGRESOS
SUBDIRECCIÓN DE FIDEICOMISOS
O
ACCESA Y CAPTURA LOSREGISTROS CONTABLES
SIAFEV: PÓLIZA
CONTABILIZA
SIAFEV: PÓLIZA
COTEJA Y VERIFICA SI SONCORRECTOS
SIAFEV: SALDOS EN LABALANZA DE
COMPROBACIÓN
¿SON CORRECTOS LOSREGISTROS?
NO
SI
REALIZA LAS CORRECCIONESNECESARIAS
SIAFEV
IMPRIME
SIAFEV
1T
REPORTE DE SALDOSPATRIMONIALESPRELIMINARES
1T
TARJETA DE ENVÍO
INTEGRA EL EXPEDIENTE DEFIDEICOMISOS
O
EXPEDIENTE DEFIDEICOMISOS
ORDENA
O
C
FIN
CON BASE EN ELREPORTE DE SALDOS
PATRIMONIALESPRELIMINARES
( 1 )
( 2 )
( 3 )
( 4 )
( 4A )
( 5 )
( 6 )
( 7 )
ENERO 2015
COPIA N
O CONTROLA
DA
NORMAS
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
PROCEDIMIENTOS CON LOS QUE CONECTA
Subdirección de Registro y Consolidación ContableManual de Procedimientos
OBJETIVO
FRECUENCIA DE REALIZACIÓN
FIRMA DE VALIDACIÓN
11PÁG.
ES RESPONSABILIDAD DEL JEFE DE DEPARTAMENTO DE REGISTRO CONTABLE LAVALIDACIÓN DEL PROCESO Y EL APEGO AL MISMO.
ENERO 2015
Mensual.
Emisión de Estados Financieros.
La Oficina de Registro de Egresos, debe preparar las notas de los Estados financieros con la asesoría del Jefe deDepartamento de Registro Contable; explicando situaciones anormales o aclarando las extraordinarias y que afectenla toma de decisiones.
La Oficina de Registro de Egresos, debe analizar e integrar mensualmente las cuentas del Estado de SituaciónFinanciera y en su caso requerir las correcciones y reclasificaciones pertinentes al área correspondiente.
La Oficina de Registro de Egresos debe generar e imprimir en el Sistema Integral de Administración Financiera delEstado de Veracruz (SIAFEV) los Estados financieros, para que éstos sean firmados por el Director General deContabilidad Gubernamental como responsable de elaboración, el Subsecretario de Egresos por revisión y elSecretario de Finanzas y Planeación por autorización.
El Director General de Contabilidad Gubernamental debe enviar a la Contraloría General, los Estados financierospreviamente firmados en un tanto.
Mantener actualizados los Estados Financieros del Sector Central y de la Secretaría de Finanzas y Planeación (SEFIPLAN).
Ninguno.
COPIA N
O CONTROLA
DA
Subdirección de Registro y Consolidación ContableManual de ProcedimientosNOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
ÁREA Y/O PUESTO ACTIVIDAD
12PÁG.ENERO 2015
Oficina de Registro de Egresos. 1.
2.
3.
3A.
3A.1.
3A.2.
Accesa al Sistema Integral de Administración Financiera del Estado deVeracruz (SIAFEV) para generar y visualizar los siguientes Estadosfinancieros:- Estado de situación financiera en cuarto nivel.- Balanza de comprobación en cuarto nivel.- Balanza de comprobación en sexto nivel.- Estado de actividades en cuarto nivel.- Estado del ejercicio del presupuesto de egresos a nivel partida.
Emite al finalizar el mes, los siguientes Estados financieros:- Estado de situación financiera en un tanto.- Balanza de comprobación en un tanto.- Estado de actividades en cuarto nivel en un tanto.- Estado del ejercicio del presupuesto de egresos a nivel partida en
un tanto.
Analiza y verifica la razonabilidad de las cifras de los siguientes Estadosfinancieros:- Estado de situación financiera en cuarto nivel en un tanto.- Balanza de comprobación en cuarto nivel en un tanto.- Balanza de comprobación en sexto nivel en un tanto.- Estado de actividades en cuarto nivel en un tanto.- Estado del ejercicio del presupuesto de egresos a nivel partida en
un tanto.
¿Son razonables las cifras?
En caso de no ser razonables las cifras:
Elabora la Tarjeta u Oficio de envío en original y copia, donde describelas inconsistencias detectadas y recaba firma de autorización delSubdirector de Registro y Consolidación Contable.
Turna al área correspondiente, la Tarjeta u Oficio de envío en original,recabando acuse de recibo en la copia, la cual archiva de maneracronológica temporal.
Pasa el tiempo.
Recibe del área correspondiente notificación a través de Tarjeta uOficio en un tanto, donde especifican la corrección de lasinconsistencias, la cual archiva de manera cronológica temporal.
Emisión de Estados Financieros.
COPIA N
O CONTROLA
DA
Subdirección de Registro y Consolidación ContableManual de ProcedimientosNOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
ÁREA Y/O PUESTO ACTIVIDAD
13PÁG.ENERO 2015
Emisión de Estados Financieros.
4.
5.
6.
Oficina de Registro de Egresos.
Jefe de Departamento de RegistroContable.
Continúa con la actividad No. 4.
En caso de ser razonables las cifras:
Turna al Jefe de Departamento de Registro Contable, los siguientesEstados financieros:- Estado de situación financiera en cuarto nivel en un tanto.- Balanza de comprobación en cuarto nivel en un tanto.- Estado de actividades en cuarto nivel en un tanto.- Estado del ejercicio del presupuesto de egresos a nivel partida en
un tanto.
Recibe de la Oficina de Registro de Egresos, los siguientes Estadosfinancieros:- Estado de situación financiera en un tanto.- Balanza de comprobación en un tanto.- Estado de actividades en un tanto.- Estado del ejercicio del presupuesto de egresos en un tanto.
Entrega los Estados financieros en un tanto al Director General deContabilidad Gubernamental, para que sean recabadas las firmascorrespondientes y se envíen a la Contraloría General.
FIN DEL PROCEDIMIENTO.
COPIA N
O CONTROLA
DA
EMISIÓN DE ESTADOS FINANCIEROS
DEPARTAMENTO DE REGISTRO CONTABLE
OFICINA DE REGISTRO DE EGRESOS JEFE DE DEPARTAMENTO DE REGISTRO CONTABLE
INICIO
ACCESA PARA GENERAR YVISUALIZAR
SIAFEV: ESTADOSFINANCIEROS
ESTADO DE SITUACIÓNFINANCIERA, BALANZA DE
COMPROBACIÓN, ESTADO DEACTIVIDADES, ESTADO DEL
EJERCICIO DEL PRESUPUESTODE EGRESOS.
( 1 )
ESTADO DEL EJERCICIO DELPRESUPUESTO DE EGRESOS
ESTADO DE ACTIVIDADES
BALANZA DECOMPROBACIÓN
ESTADO DE SITUACIÓNFINANCIERA
EMITE LOS ESTADOSFINANCIEROS
( 2 )
¿SON RAZONABLES LASCIFRAS?
NO
SI
TARJETA U OFICIO DE ENVÍO
ELABORA Y RECABA FIRMADE AUTORIZACIÓN
0-1
DONDE DESCRIBE LASINCONSISTENCIAS DETECTADAS
SUBDIRECTOR DEREGISTRO Y
CONSOLIDACIÓNCONTABLE
ANALIZA Y VERIFICA LARAZONABILIDAD DE LAS
CIFRAS
SIAFEV: ESTADOSFINANCIEROS
( 3 )
( 3A )
ESTADO DEL EJERCICIO DELPRESUPUESTO DE EGRESOS
ESTADO DE ACTIVIDADES
1T
1T
JEFE DEDEPARTAMENTO DE
REGISTRO CONTABLE
ESTADO DEL EJERCICIO DELPRESUPUESTO DE EGRESOS
ESTADO DE ACTIVIDADES
BALANZA DECOMPROBACIÓN
ESTADO DE SITUACIÓNFINANCIERA
RECIBE LOS ESTADOSFINANCIEROS
1T
1T
1T
1T
OFICINA DEREGISTRO DE EGRESOS
ESTADOS FINANCIEROS
ENTREGA PARA QUE SEANRECABADAS LAS FIRMAS
CORRESPONDIENTES Y SEENVÍEN A LA CG
1T
DIRECTOR GENERAL DECONTABILIDAD
GUBERNAMENTAL
FIN
BALANZA DECOMPROBACIÓN
ESTADO DE SITUACIÓNFINANCIERA
1T
1T
( 4 ) ( 5 ) ( 6 )
1T
1T
1T
1T 1
TARJETA U OFICIO DE ENVÍO
TURNA Y RECABA ACUSE DERECIBO
O
ÁREA CORRESPONDIENTE
C
TARJETA U OFICIO DE ENVÍO
RECIBE
1T
ÁREACORRESPONDIENTE
C
DONDE ESPECIFICAN LACORRECCIÓN DE LAS
INCONSISTENCIAS
( 3A.1. )
( 3A.2. )
TURNA LOS ESTADOSFINANCIEROS
1
1
ENERO 2015
COPIA N
O CONTROLA
DA
Subdirección de Registro y Consolidación ContableManual de Procedimientos
15PÁG.
DESCRIPCIÓN Y DIAGRAMAS DE PROCEDIMIENTOS
ENERO 2015
OFICINA DE REGISTRO DE INGRESOS
COPIA N
O CONTROLA
DA
NORMAS
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
PROCEDIMIENTOS CON LOS QUE CONECTA
Subdirección de Registro y Consolidación ContableManual de Procedimientos
OBJETIVO
FRECUENCIA DE REALIZACIÓN
FIRMA DE VALIDACIÓN
16PÁG.
ES RESPONSABILIDAD DEL JEFE DE DEPARTAMENTO DE REGISTRO CONTABLE LAVALIDACIÓN DEL PROCESO Y EL APEGO AL MISMO.
ENERO 2015
Diaria.
Integración y Archivo de Documentación Soporte de la Contabilización del Lote Diario de Ingresos.
Para importar el Lote diario de Ingresos, se debe accesar al Sistema Integral de Administración Financiera del Estadode Veracruz (SIAFEV) y verificar la disponibilidad del grupo de identificación.
Para cerrar un período contable se debe contar con las Pólizas importadas y contabilizadas.
El Lote Diario de Ingresos debe validarse por la Subdirección de Política de Coordinación Hacendaria yposteriormente se realizarán los ajustes contables que sean necesarios.
La notificación de la disponibilidad del grupo de identificación se debe recibir de la Subdirección de Política deCoordinación Hacendaria a través de Tarjeta.
Contar con los informes de recaudación de los movimientos de ingresos que se realizan diariamente en esta Secretaría deFinanzas y Planeación.
Ninguno.
COPIA N
O CONTROLA
DA
Subdirección de Registro y Consolidación ContableManual de ProcedimientosNOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
ÁREA Y/O PUESTO ACTIVIDAD
17PÁG.ENERO 2015
Jefe de la Oficina de Registro deIngresos.
Recibe Tarjeta en original de la Subdirección de Política deCoordinación Hacendaria en donde le informan la disponibilidad delgrupo de identificación, así como su autorización para sucontabilización.
Accesa al Sistema Integral de Administración Financiera del Estado deVeracruz (SIAFEV), para importar la información y contabilizarla yarchiva de manera cronológica temporal la Tarjeta en original.
Pasa el tiempo.
Recibe la Cédula en original de la Subdirección de Política deCoordinación Hacendaria que contiene las Cuentas de Aplicaciónestatal y federal mensual, que concentra todos los lotes diarios deingresos contabilizados durante el mes correspondiente y procede aarchivarla de manera cronológica temporal.
Elabora y turna el Estado Analítico Comparativo de Ingresos en untanto y el informe comparativo de las cifras autorizadas en la Ley deIngresos contra las cifras reales generadas en el Sistema Integral deAdministración Financiera del Estado de Veracruz (SIAFEV) a laSubdirección de Política de Coordinación Hacendaria para su vistobueno y una vez aprobado, sea integrado en los Informes Trimestralesdel Gasto Público, así como en la Cuenta Pública Consolidada.
FIN DEL PROCEDIMIENTO.
1.
2.
3.
4.
Integración y Archivo de Documentación Soporte de la Contabilización del Lote Diario de Ingresos.
COPIA N
O CONTROLA
DA
TARJETA
INTEGRACIÓN Y ARCHIVO DE DOCUMENTACIÓN SOPORTE DE LA CONTABILIZACIÓN DEL LOTE DIARIO DE INGRESOS
DEPARTAMENTO DE REGISTRO CONTABLE
JEFE DE LA OFICINA DE REGISTRO DE INGRESOS
INICIO
TARJETA
RECIBE
SUBDIRECCIÓN DEPOLÍTICA DE
COORDINACIÓNHACENDARIA
O
EN DONDE LE INFORMAN LADISPONIBILIDAD DEL GRUPO DE
IDENTIFICACIÓN, ASÍ COMOAUTORIZACIÓN PARA
CONTABILIZACIÓN
ACCESA
SIAFEV
O
C
CÉDULA
RECIBE
O
QUE CONTIENE LAS CUENTASDE APLICACIÓN ESTATAL Y
FEDERAL MENSUAL
C
FIN
( 1 )
( 2 )
( 3 )
SUBDIRECCIÓN DEPOLÍTICA DE
COORDINACIÓNHACENDARIA
INFORME COMPARATIVO DELAS CIFRAS AUTORIZADAS
ESTADO ANALÍTICOCOMPARATIVO DE INGRESOS
ELABORA Y TURNA PARAVISTO BUENO
1T
( 4 )
1T
PARA IMPORTAR LA INFORMACIÓN YCONTABILIZARLA
SUBDIRECCIÓN DEPOLÍTICA DE
COORDINACIÓNHACENDARIA
ENERO 2015
COPIA N
O CONTROLA
DA
Subdirección de Registro y Consolidación ContableManual de Procedimientos
19PÁG.
DESCRIPCIÓN Y DIAGRAMAS DE PROCEDIMIENTOS
ENERO 2015
OFICINA DE CONCILIACIÓN DE MINISTRACIONES
COPIA N
O CONTROLA
DA
NORMAS
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
PROCEDIMIENTOS CON LOS QUE CONECTA
Subdirección de Registro y Consolidación ContableManual de Procedimientos
OBJETIVO
FRECUENCIA DE REALIZACIÓN
FIRMA DE VALIDACIÓN
20PÁG.
ES RESPONSABILIDAD DEL JEFE DE DEPARTAMENTO DE REGISTRO CONTABLE LAVALIDACIÓN DEL PROCESO Y EL APEGO AL MISMO.
ENERO 2015
Diaria.
Conciliación de la Cuenta Contable de Ministraciones de Gobierno y de las Dependencias.
En las conciliaciones mensuales, se debe verificar que se hayan realizado todos los registros no efectuados de laconciliación del mes anterior.
En los Estados financieros consolidados anuales, la cuenta de enlace ministración central, debe tener el mismo saldoque la cuenta de la Dependencia y, éstas a su vez coincidir con el gasto ejercido de la Dependencia.
En los casos en que las Dependencias soliciten a la Oficina de Conciliación de Ministraciones copia del Soportedocumental, ésta debe proporcionárselos.
Comprobar que coincidan los registros realizados en la cuenta de Gobierno, contra lo registrado por cada Dependencia,para corroborar que los recursos presupuestales enviados y recibidos se encuentren debidamente registrados.
Ninguno.
COPIA N
O CONTROLA
DA
Subdirección de Registro y Consolidación ContableManual de ProcedimientosNOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
ÁREA Y/O PUESTO ACTIVIDAD
21PÁG.ENERO 2015
Conciliación de la Cuenta Contable de Ministraciones de Gobierno y de las Dependencias.
Oficina de Conciliación deMinistraciones.
1.
2.
3.
3A.
3A.1.
4.
Accesa al Sistema Integral de Administración Financiera del Estadode Veracruz (SIAFEV) e imprime la cuenta de ministracionescentral 559900010001 en un tanto y la cuenta de ministracionesde las dependencias 439900010001 en un tanto.
Integra el Expediente de conciliación de la cuenta de ministración yanexa a la Cuenta de ministraciones central 559900010001 en untanto y la Cuenta de ministraciones de las dependencias439900010001 en un tanto.
Realiza la conciliación y verifica en la Cuenta de ministraciones central559900010001 en un tanto y en la Cuenta de ministraciones de lasdependencias 439900010001 en un tanto, si las inconsistencias delmes anterior ya se encuentran registradas.
¿Se encuentran registradas las inconsistencias?
En caso de no encontrarse registradas las inconsistencias:
Elabora el Oficio de notificación de inconsistencias en original y trescopias para informar a las Dependencias que no han corregido susregistros y recaba firma de autorización del Subdirector de Registro yConsolidación Contable.
Distribuye el Oficio de notificación de inconsistencias de la siguientemanera, recabando acuse de recibo en la tercera copia:- Original para la Dependencia.- Primera copia a la Subdirección de Registro y Consolidación
Contable.- Segunda copia a la Dirección General de Programación y
Presupuesto.- Tercera copia al archivo cronológico temporal.
Continúa con la actividad No. 4
En caso de encontrarse registradas las inconsistencias:
Elabora la Conciliación del mes, confronta las cuentas y verifica quecoincidan los saldos.
¿Coinciden los saldos de las cuentas?
En caso de no coincidir los saldos de las cuentas:
COPIA N
O CONTROLA
DA
Subdirección de Registro y Consolidación ContableManual de ProcedimientosNOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
ÁREA Y/O PUESTO ACTIVIDAD
22PÁG.ENERO 2015
Conciliación de la Cuenta Contable de Ministraciones de Gobierno y de las Dependencias.
Oficina de Conciliación deMinistraciones.
4A.
4A.1.
4A.2.
4A.3.
4A.4.
4A.5.
4A.6.
4A.7.
5.
Elabora la Conciliación de la cuenta de ministración de gobierno conlas dependencias en cuatro tantos, donde describe las inconsistenciasdetectadas.
Accesa al Sistema Integral de Administración Financiera del Estado deVeracruz (SIAFEV), localiza la Póliza de la inconsistencia y se analiza.
Solicita y recibe del Analista Administrativo de IntegraciónDocumental, el Soporte documental de la Póliza en la que se encuentrala inconsistencia y obtiene una copia.
Devuelve el Soporte documental de la Póliza al Analista Administrativode Integración Documental, en la que se encuentra la inconsistencia.
Elabora el Oficio de inconsistencias en original y tres copias, dirigido ala Dependencia, para que elaboren el registro contable o presupuestalcorrespondiente y recaba firma de autorización del Subdirector deRegistro y Consolidación Contable.
Anexa al Oficio de inconsistencias en original, primera y segunda copia,la Conciliación de la cuenta de ministración de gobierno con lasdependencias en primer a tercer tanto.
Integra al Expediente de conciliación de la cuenta de ministración, laConciliación de la cuenta de ministración de gobierno con lasdependencias en cuarto tanto y el Soporte documental en copia.
Distribuye el Oficio de inconsistencias de la siguiente manera:- Original a la Dependencia.- Primera copia para la Subdirección de Registro y Consolidación
Contable.- Segunda copia para la Dirección General de Programación y
Presupuesto.- Tercera copia para el archivo cronológico temporal.
Continúa con la actividad No. 5.
En caso de coincidir los saldos de las cuentas:
Elabora el Oficio de notificación en original y tres copias, paracomunicar a la Dependencia que no existen diferencias en sus saldos yrecaba firma de autorización del Subdirector de Registro yConsolidación Contable.
COPIA N
O CONTROLA
DA
Subdirección de Registro y Consolidación ContableManual de ProcedimientosNOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
ÁREA Y/O PUESTO ACTIVIDAD
23PÁG.ENERO 2015
Conciliación de la Cuenta Contable de Ministraciones de Gobierno y de las Dependencias.
6.
7.
Distribuye el Oficio de notificación de la siguiente manera, recabandoacuse de recibo en la tercera copia:- Original a la Dependencia.- Primera copia a la Subdirección de Registro y Consolidación
Contable.- Segunda copia a la Dirección General de Programación y
Presupuesto.- Tercera copia al archivo cronológico temporal.
Ordena y archiva de manera cronológica temporal, el Expediente deconciliación de la cuenta de ministración.
FIN DEL PROCEDIMIENTO.
Oficina de Conciliación deMinistraciones.
COPIA N
O CONTROLA
DA
CUENTA DE MINISTRACIONESDE LA DEPENDENCIA
CUENTA DE MINISTRACIONESCENTRAL
CUENTA DE MINISTRACIONESDE LA DEPENDENCIA
CONCILIACIÓN DE LA CUENTA CONTABLE DE MINISTRACIONES DE GOBIERNO Y DE LAS DEPENDENCIAS
DEPARTAMENTO DE REGISTRO CONTABLE
OFICINA DE CONCILIACIÓN DE MINISTRACIONES
INICIO
ACCESA E IMPRIME
SIAFEV
CUENTA DE MINISTRACIONESCENTRAL
REALIZA LA CONCILIACIÓN YVERIFICA SI LAS
INCONSISTENCIAS DEL MESANTERIOR SE ENCUENTRAN
REGISTRADAS
1T
1T
1T
1T
¿SE ENCUENTRANREGISTRADAS LASINCONSISTENCIAS?
NO
SI
OFICIO DE NOTIFICACIÓN DEINCONSISTENCIAS
ELABORA Y RECABA FIRMADE AUTORIZACIÓN
O
SUBDIRECTOR DEREGISTRO Y
CONSOLIDACIÓNCONTABLE
PARA INFORMAR QUENO HAN CORREGIDO
SUS REGISTROS
¿COINCIDEN LOS SALDOS DELAS CUENTAS?
NO
SICONCILIACIÓN DE LACUENTA DE MINISTRACIÓNDE GOBIERNO CON LASDEPENDENCIAS
ELABORA
1-4T
DONDE DESCRIBE LASINCONSIST.
DETECTADAS
ACCESA LOCALIZA YANALIZA
SIAFEV: PÓLIZA
SOPORTE DOCUMENTAL
SOLICITA, RECIBE Y OBTIENE
1
ANALISTAADMINISTRATIVO DE
INTEGRACIÓNDOCUMENTAL
SOPORTE DOCUMENTAL
DEVUELVE
OFICIO DE INCONSISTENCIAS
ELABORA Y RECABA FIRMADE AUTORIZACIÓN
O
OFICIO DE NOTIFICACIÓN
ELABORA Y RECABA FIRMADE AUTORIZACIÓN
O
ELABORA, CONFRONTA LASCUENTAS Y VERIFICA QUECOINCIDAN LOS SALDOS
1
1
CONCILIACIÓN DEL MES
( 1 )
( 2 )
CUENTA DE MINISTRACIONESDE LA DEPENDENCIA
CUENTA DE MINISTRACIONESCENTRAL
INTEGRA EL EXPEDIENTE DECONCILIACIÓN DE LA
CUENTA DE MINISTRACIÓN
1T
1T
( 3 )
( 3A. )
( 4 )
( 4A. )
( 4A.1. )
( 4A.2. )
( 4A.3. )
ANALISTAADMINISTRATIVO DE
INTEGRACIÓNDOCUMENTAL
( 4A.4. )
( 5 )
1-3
DIRECCIÓN GENERALDE PROGRAMACIÓN YPRESUPUESTO
OFICIO DE NOTIFICACIÓN DEINCONSISTENCIAS
DISTRIBUYE
O
DEPENDENCIA
1
SUBDIRECCIÓN DEREGISTRO YCONSOLIDACIÓN CONTABLE
2
3
C
( 3A.2. )
1-3
SUBDIRECTOR DEREGISTRO Y
CONSOLIDACIÓNCONTABLE
OFICIO DE NOTIFICACIÓN
DISTRIBUYE Y RECABA ACUSEDE RECIBO
O
DEPENDENCIA
1-2
SUBDIRECCIÓN DEREGISTRO YCONSOLIDACIÓN CONTABLE
3
DIR. GRAL. DEPROGRAMACIÓN YPRESUPUESTO
C
EXPEDIENTE DECONCILIACIÓN DE LACUENTA DE MINISTRACIÓN
ORDENA
C
FIN
( 6 )
( 7 )
1-3
SUBDIRECTOR DEREGISTRO Y
CONSOLIDACIÓNCONTABLE
ENERO 2015
COPIA N
O CONTROLA
DA
CONCILIACIÓN DE LA CUENTA CONTABLE DE MINISTRACIONES DE GOBIERNO Y DE LAS DEPENDENCIAS
DEPARTAMENTO DE REGISTRO CONTABLE
OFICINA DE CONCILIACIÓN DE MINISTRACIONES
OFICIO DE INCONSISTENCIAS
DISTRIBUYE Y RECABA ACUSEDE RECIBO
O
DEPENDENCIA
1-2
SUBDIRECCIÓN DEREGISTRO YCONSOLIDACIÓN CONTABLE
3
DIRECCIÓN GENERAL DEPROGRAMACIÓN YPRESUPUESTO
C
1
( 4A.7. )
1
CONCILIACIÓN DE LACUENTA DE MINISTRACIÓNDE GOBIERNO CON LASDEPENDENCIAS
OFICIO DE INCONSISTENCIAS
ANEXA
O
1-3T
SOPORTE DOCUMENTAL
CONCILIACIÓN DE LACUENTA DE MINISTRACIÓNDE GOBIERNO CON LASDEPENDENCIAS
INTEGRA AL EXPEDIENTE DECONCILIACIÓN DE LA
CUENTA MINISTRACIÓN
4T
1
( 4A.5. )
( 4A.6. )
1
2
ENERO 2015
COPIA N
O CONTROLA
DA
Subdirección de Registro y Consolidación ContableManual de Procedimientos
26PÁG.
DESCRIPCIÓN Y DIAGRAMAS DE PROCEDIMIENTOS
ENERO 2015
ANALISTA ADMINISTRATIVO DE INTEGRACIÓN DOCUMENTAL
COPIA N
O CONTROLA
DA
NORMAS
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
PROCEDIMIENTOS CON LOS QUE CONECTA
Subdirección de Registro y Consolidación ContableManual de Procedimientos
OBJETIVO
FRECUENCIA DE REALIZACIÓN
FIRMA DE VALIDACIÓN
27PÁG.
ES RESPONSABILIDAD DEL JEFE DE DEPARTAMENTO DE REGISTRO CONTABLE LAVALIDACIÓN DEL PROCESO Y EL APEGO AL MISMO.
ENERO 2015
Diaria.
Recepción de los Cortes Diarios del Departamento de Caja.
La recepción de la documentación se realiza en orden cronológico y desde el primero, hasta el último día de cada mes.
Recibir la documentación comprobatoria, clasificarla y archivarla para consultas posteriores.
Ninguno.
COPIA N
O CONTROLA
DA
Subdirección de Registro y Consolidación ContableManual de ProcedimientosNOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
ÁREA Y/O PUESTO ACTIVIDAD
28PÁG.ENERO 2015
Analista Administrativo deIntegración Documental.
Recibe del Departamento de Caja la siguiente documentación:- Listado de movimientos transferidos A GL (pagos) en dos tantos.- Listado de corte por día en dos tantos, anexo a las Pólizas cheque o
Transferencias electrónicas en original y en su caso, la Solicitud-comprobación de recursos en un tanto.
Revisa con base en los folios del Listado de corte por día en un tanto,que la documentación anexa esté completa.
¿Está completa la documentación anexa?
En caso de no estar completa la documentación anexa:
Notifica verbalmente al Departamento de Caja, la documentaciónfaltante y la registra en el Listado de corte por día en un tanto.
Pasa el tiempo.
Recibe la documentación faltante del Departamento de Caja.
Continúa con la actividad No. 3.
En caso de estar completa la documentación anexa:
Recaba acuse de recibo y devuelve al Departamento de Caja, el Listadode movimientos transferidos A GL (pagos) en un tanto y el Listado decorte por día en un tanto.
Separa del Listado de corte por día en un tanto, las Pólizas cheque oTransferencias electrónicas en original y en su caso, la Solicitud-comprobación de recursos en un tanto.
Clasifica el Listado de movimientos transferidos A GL (pagos) en untanto y el Listado de corte por día en un tanto, por fecha y archiva demanera cronológica temporal.
Integra el Expediente de pólizas y anexa las Pólizas cheque oTransferencias electrónicas en original.
Integra el Expediente de solicitud-comprobación y anexa en caso deexistir, la Solicitud-comprobación de recursos en un tanto.
1.
2.
2A.
2A.1.
3.
4.
5.
6.
7.
Recepción de los Cortes Diarios del Departamento de Caja.
COPIA N
O CONTROLA
DA
Subdirección de Registro y Consolidación ContableManual de ProcedimientosNOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
ÁREA Y/O PUESTO ACTIVIDAD
29PÁG.ENERO 2015
Ordena y archiva de manera cronológica temporal, la siguientedocumentación:- Expediente de pólizas.- Expediente de solicitud-comprobación.
FIN DEL PROCEDIMIENTO.
Analista Administrativo deIntegración Documental.
Recepción de los Cortes Diarios del Departamento de Caja.
8.
COPIA N
O CONTROLA
DA
RECEPCIÓN DE LOS CORTES DIARIOS DEL DEPARTAMENTO DE CAJA
DEPARTAMENTO DE REGISTRO CONTABLE
ANALISTA ADMINISTRATIVO DE INTEGRACIÓN DOCUMENTAL
SOLICITUD COMPROBACIÓNDE RECURSOS
TRANSFERENCIASELECTRÓNICAS
SOLICITUD-COMPROBACIÓNDE RECURSOS
1TLISTADO DE CORTE POR DÍA
1-2T
LISTADO DE MOVIMIENTOSTRANSFERIDOS A GL
RECIBE
1-2T
DEPARTAMENTO DECAJA
INICIO
ANEXO A LAS PÓLIZAS CHEQUEO TRANSFERENCIAS
ELECTRÓNICAS Y EN SU CASOLA SOLICITUD-COMP. DE REC.
PÓLIZAS CHEQUE OTRANSFERENCIASELECTRÓNICAS
O
LISTADO DE CORTE POR DÍA
1T
SEPARA
DEPARTAMENTO DE CAJA
LISTADO DE CORTE POR DÍA
1T
LISTADO DE MOVIMIENTOSTRANSFERIDOS A GL
1T
CLASIFICA POR FECHA
C
PÓLIZAS CHEQUE OTRANSFERENCIASELECTRÓNICAS
O
INTEGRA EL EXPEDIENTE DEPÓLIZAS
SOLICITUD-COMPROBACIÓNDE RECURSOS
1T
INTEGRA EL EXPEDIENTE DESOLICITUD-COMPROBACIÓN
Y ANEXA
EXPEDIENTE DE SOLICITUD-COMPROBACIÓN
EXPEDIENTE DE PÓLIZAS
ORDENA
C
FIN
( 1 )
( 4 )
( 5 )
( 6 )
( 7 )
( 8 )
LISTADO DE CORTE POR DÍA
1T
LISTADO DE MOVIMIENTOSTRANSFERIDOS A GL
1T
DEPARTAMENTO DECAJA
¿ESTÁ COMPLETA LADOCUMENTACIÓN ANEXA?
NO
SILISTADO DE CORTE POR DÍA
NOTIFICA LADOCUMENTACIÓN
FALTANTE Y LA REGISTRA
1T
VERBALMENTE
DOCUMENTACIÓNFALTANTE
RECIBE
RECABA ACUSE DE RECIBO YDEVUELVE
LISTADO DE CORTE POR DÍA
REVISA QUE LADOCUMENTACIÓN ANEXA
ESTÉ COMPLETA
1T
DEPARTAMENTO DECAJA
DEPARTAMENTO DECAJA
( 2 )
( 2A )
( 2A.1. )
( 3 )
O
1T
ENERO 2015
COPIA N
O CONTROLA
DA
NORMAS
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
PROCEDIMIENTOS CON LOS QUE CONECTA
Subdirección de Registro y Consolidación ContableManual de Procedimientos
OBJETIVO
FRECUENCIA DE REALIZACIÓN
FIRMA DE VALIDACIÓN
31PÁG.
ES RESPONSABILIDAD DEL JEFE DE DEPARTAMENTO DE REGISTRO CONTABLE LAVALIDACIÓN DEL PROCESO Y EL APEGO AL MISMO.
ENERO 2015
Diaria.
Recepción de Documentación de Solicitudes y Comprobaciones de Recursos.
El Listado de lotes emitido por el Departamento de Órdenes de Pago, debe incluir fecha, número de folio y sector alque pertenece.
Para cada ejercicio fiscal, se deben utilizar distintas Libretas de control para registrar los Lotes recibidos en el año ysus características más importantes.
En la Libreta de control se deben registrar los datos siguientes: fecha de recepción, lote y línea o número de folio dela Solicitud-comprobación de recursos.
Clasificar y controlar la documentación recibida con su soporte documental, para futuras consultas por parte de losÓrganos Fiscalizadores y demás usuarios.
Ninguno.
COPIA N
O CONTROLA
DA
Subdirección de Registro y Consolidación ContableManual de ProcedimientosNOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
ÁREA Y/O PUESTO ACTIVIDAD
32PÁG.ENERO 2015
Analista Administrativo deIntegración Documental.
1.
2.
2A.
2A.1.
3.
4.
5.
6.
Recibe el Listado de movimientos transferidos A GL (comprobación)en dos tantos, el Listado de lotes en dos tantos, anexo a las Solicitudes-comprobación de recursos en dos tantos y su Documentación soporteen original del Departamento de Órdenes de Pago.
Revisa con base en los folios del Listado de lotes en un tanto, que esténcompletas las Solicitudes-comprobación de recursos en dos tantos y laDocumentación soporte en original.
¿Están completas las Solicitudes-comprobación de recursos y laDocumentación soporte?
En caso de no estar completas las Solicitudes-comprobación derecursos y la Documentación soporte:
Notifica verbalmente al Departamento de Órdenes de Pago, ladocumentación faltante y lo registra en el Listado de lotes en un tanto.
Pasa el tiempo.
Recibe las Solicitudes-comprobación de recursos en dos tantos y/o laDocumentación soporte en original, del Departamento de Órdenes dePago.
Continúa con la actividad No. 3.
En caso de estar completas las Solicitudes-comprobación de recursosy la Documentación soporte:
Recaba acuse de recibo y devuelve al Departamento de Órdenes dePago, el Listado de movimientos transferidos A GL (comprobación)en primer tanto, el Listado de lotes en primer tanto y las Solicitudes-comprobación de recursos en primer tanto.
Registra en la Libreta de control, los datos de las Solicitudes-comprobación de recursos en segundo tanto.
Clasifica por fecha y archiva de manera cronológica temporal, elListado de movimientos transferidos A GL (comprobación) ensegundo tanto.
Obtiene del archivo cronológico temporal, el Expediente desolicitud-comprobación.
Recepción de Documentación de Solicitudes y Comprobaciones de Recursos.
COPIA N
O CONTROLA
DA
Subdirección de Registro y Consolidación ContableManual de ProcedimientosNOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
ÁREA Y/O PUESTO ACTIVIDAD
33PÁG.ENERO 2015
Recepción de Documentación de Solicitudes y Comprobaciones de Recursos.
Analista Administrativo deIntegración Documental.
7.
8.
Integra al Expediente de solicitud-comprobación, el Listado delotes en segundo tanto, las Solicitudes-comprobación de recursosen segundo tanto y su Documentación soporte en original.
Ordena y archiva de manera cronológica temporal, el Expediente desolicitud-comprobación.
FIN DEL PROCEDIMIENTO.
COPIA N
O CONTROLA
DA
DOCUMENTACIÓN SOPORTE
O
SOLICITUDES-COMPROBACIÓN DERECURSOS
2T
DOCUMENTACIÓN SOPORTE
O
SOLICITUDES-COMPROBACIÓN DERECURSOS
1-2TSOLICITUDES-COMPROBACIÓN DERECURSOS
1T
DOCUMENTACIÓN SOPORTE
O
SOLICITUDES-COMPROBACIÓN DERECURSOS
1-2T
LISTADO DE LOTES
1T
LISTADO DE MOVIMIENTOSTRANSFERIDOS A GL
1T
DEPARTAMENTODE ÓRDENES DEPAGO
LISTADO DE LOTES
1-2T
RECEPCIÓN DE DOCUMENTACIÓN DE SOLICITUDES Y COMPROBACIONES DE RECURSOS
DEPARTAMENTO DE REGISTRO CONTABLE
ANALISTA ADMINISTRATIVO DE INTEGRACIÓN DOCUMENTAL
LISTADO DE MOVIMIENTOSTRANSFERIDOS A GL
RECIBE
1-2T
DEPARTAMENTO DEÓRDENES DE PAGO
¿ESTÁNCOMPLETAS
LAS SOL.-COMP. DERECURSOS Y LA
DOCUMENTACIÓNSOPORTE?
NO
SILISTADO DE LOTES
NOTIFICA LADOCUMENTACIÓN
FALTANTE Y LO REGISTRA
1T
VERBALMENTE
RECIBE
RECABA ACUSE DE RECIBO YDEVUELVE
INICIO
DEPARTAMENTO DEÓRDENES DE PAGO
DEPARTAMENTODE ÓRDENES DEPAGO
SOLICITUDES-COMPROBACIÓN DERECURSOS
2T
REGISTRA EN LA LIBRETA DECONTROL
LISTADO DE MOVIMIENTOSTRANSFERIDOS A GL
2T
CLASIFICA POR FECHA
C
EXPEDIENTE DE SOLICITUD-COMPROBACIÓN
OBTIENE
LISTADO DE LOTES
2T
INTEGRA AL EXPEDIENTE DESOLICITUD-COMPROBACIÓN
EXPEDIENTE DE SOLICITUD-COMPROBACIÓN
ORDENA
C
FIN
DOCUMENTACIÓN SOPORTE
O
SOLICITUDES-COMPROBACIÓN DERECURSOS
REVISA QUE ESTÉNCOMPLETAS
1-2T
CON BASE EN LOS FOLIOS DELLISTADO DE LOTES
C
( 1 )
( 2 )
( 2A )
( 2A.1. )
( 3 )
( 4 )
( 5 )
( 6 )
( 7 )
( 8 )
ENERO 2015
COPIA N
O CONTROLA
DA
NORMAS
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
PROCEDIMIENTOS CON LOS QUE CONECTA
Subdirección de Registro y Consolidación ContableManual de Procedimientos
OBJETIVO
FRECUENCIA DE REALIZACIÓN
FIRMA DE VALIDACIÓN
35PÁG.
ES RESPONSABILIDAD DEL JEFE DE DEPARTAMENTO DE REGISTRO CONTABLE LAVALIDACIÓN DEL PROCESO Y EL APEGO AL MISMO.
ENERO 2015
Diaria.
Recepción de Documentación de Lotes Manuales.
El Analista Administrativo de Integración Documentaldebe llevar un adecuado control de la documentación quesoliciten en préstamo las áreas administrativas de la SEFIPLAN.
En los casos en que las áreas administrativas de la SEFIPLAN soliciten la documentación para obteneer copias, elAnalista Administrativo de Integración Documental, debe obtener la firma del responsable, en la Libreta de control.
Clasificar y controlar la documentación recibida con su correspondiente soporte documental, para futuras consultas.
Ninguno.
COPIA N
O CONTROLA
DA
Subdirección de Registro y Consolidación ContableManual de ProcedimientosNOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
ÁREA Y/O PUESTO ACTIVIDAD
36PÁG.ENERO 2015
Analista Administrativo deIntegración Documental.
Recibe la Relación de lotes del SIAFEV en primer y segundo tanto, juntocon los Lotes en un tanto, de la Oficina de Registro de Egresos.
Revisa en la Relación de lotes del SIAFEV en primer tanto, que coincidala documentación anexa.
¿Coincide la documentación anexa?
En caso de no coincidir la documentación anexa:
Notifica verbalmente a la Oficina de Registro de Egresos, los Lotesfaltantes y lo registra en la Relación de lotes del SIAFEV en primer tanto.
Pasa el tiempo.
Recibe los Lotes faltantes en un tanto de la Oficina de Registro deEgresos.
Continúa con la actividad No. 3.
En caso de coincidir la documentación anexa:
Anexa a la Relación de lotes del SIAFEV en primer tanto, los Lotes enun tanto.
Integra el Expediente de relación de lotes, y anexa la Relación delotes del SIAFEV en segundo tanto.
Clasifica por fechas la Relación de lotes del SIAFEV en primer tanto,junto con los Lotes en un tanto.
Ordena y archiva de manera cronológica temporal, la Relación delotes del SIAFEV en primer tanto, junto con los Lotes en un tanto y elExpediente de relación de lotes.
FIN DEL PROCEDIMIENTO.
1.
2.
2A.
2A.1.
3.
4.
5.
6.
Recepción de Documentación de Lotes Manuales.
COPIA N
O CONTROLA
DA
RECEPCIÓN DE DOCUMENTACIÓN DE LOTES MANUALES
DEPARTAMENTO DE REGISTRO CONTABLE
ANALISTA ADMINISTRATIVO DE INTEGRACIÓN DOCUMENTAL
RELACIÓN DE LOTES DELSIAFEV
LOTES
1T
EXPEDIENTE DE RELACIÓNDE LOTES
LOTES
1T
LOTES
1T
LOTES
1T
LOTES
1T
RELACIÓN DE LOTES DELSIAFEV
RECIBE
1-2T
OFICINA DE REGISTRODE EGRESOS
¿COINCIDE LADOCUMENTACIÓN ANEXA?
NO
SI
RELACIÓN DE LOTES DELSIAFEV
NOTIFICA LOS LOTESFALTANTES Y LO REGISTRA
1T
VERBALMENTE
RECIBE
ANEXA A LA RELACIÓN DELOTES DEL SIAFEV
INICIO
OFICINA DE REGISTRODE EGRESOS
OFICINA DEREGISTRO DEEGRESOS
RELACIÓN DE LOTES DELSIAFEV
2T
INTEGRA EL EXPEDIENTE DERELACIÓN DE LOTES Y
ANEXA
RELACIÓN DE LOTES DELSIAFEV
1T
CLASIFICA POR FECHAS
RELACIÓN DE LOTES DELSIAFEV
1T
ORDENA
C
FIN
RELACIÓN DE LOTES DELSIAFEV
REVISA QUE COINCIDA LADOCUMENTACIÓN ANEXA
1T
( 1 )
( 2 )
( 2A )
( 2A.1. )
( 3 )
( 4 )
( 5 )
( 6 )
1T
ENERO 2015
COPIA N
O CONTROLA
DA
Subdirección de Registro y Consolidación ContableManual de Procedimientos
38PÁG.
DESCRIPCIÓN Y DIAGRAMAS DE PROCEDIMIENTOS
ENERO 2015
ADMINISTRATIVO ESPECIALIZADO DE REGISTRO CONTABLE
COPIA N
O CONTROLA
DA
NORMAS
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
PROCEDIMIENTOS CON LOS QUE CONECTA
Subdirección de Registro y Consolidación ContableManual de Procedimientos
OBJETIVO
FRECUENCIA DE REALIZACIÓN
FIRMA DE VALIDACIÓN
39PÁG.
ES RESPONSABILIDAD DEL JEFE DE DEPARTAMENTO DE REGISTRO CONTABLE LAVALIDACIÓN DEL PROCESO Y EL APEGO AL MISMO.
ENERO 2015
Mensual.
Registro Contable de Facturas (Ministraciones).
La Cédula de ministración de facturas debe servir como apoyo para la contabilización de Facturas.
Integrar la información que las Dependencias requieren para sus Estados Financieros.
Ninguno.
COPIA N
O CONTROLA
DA
Subdirección de Registro y Consolidación ContableManual de ProcedimientosNOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
ÁREA Y/O PUESTO ACTIVIDAD
40PÁG.ENERO 2015
Administrativo Especializado deRegistro Contable.
Accesa al Sistema Integral de Administración Financiera del Estado deVeracruz (SIAFEV) y genera la última hoja del Reporte de facturastramitadas en un tanto.
Elabora la Cédula de ministración de facturas en un tanto, registrandolos importes del Reporte de facturas tramitadas en un tanto, paraobtener un total por Dependencia a ministrar.
Accesa al Sistema Integral de Administración Financiera del Estado deVeracruz (SIAFEV), y elabora la Póliza de diario, con base en los totalespor Dependencia de la Cédula de ministración de facturas en un tanto.
Contabiliza a través del Sistema Integral de Administración Financiera delEstado de Veracruz (SIAFEV), la Póliza de diario y la imprime en un tanto.
Integra el Expediente de facturas y anexa la siguiente documentación:- Reporte de facturas tramitadas en un tanto.- Cédula de ministración de facturas en un tanto.- Póliza de diario en un tanto.
Ordena y archiva de manera cronológica temporal, el Expediente defacturas.
FIN DEL PROCEDIMIENTO.
1.
2.
3.
4.
5.
6.
Registro Contable de Facturas (Ministraciones).
COPIA N
O CONTROLA
DA
REPORTE DE FACTURASTRAMITADAS
1T
PÓLIZA DE DIARIO
CÉDULA DE MINISTRACIÓNDE FACTURAS
1T
REGISTRO CONTABLE DE FACTURAS (MINISTRACIONES)
DEPARTAMENTO DE REGISTRO CONTABLE
ADMINISTRATIVO ESPECIALIZADO DE REGISTRO CONTABLE
ACCESA Y GENERA
INICIO
REPORTE DE FACTURASTRAMITADAS
1T
INTEGRA EL EXPEDIENTE DEFACTURAS
C
FIN
CÉDULA DE MINISTRACIÓNDE FACTURAS
ELABORA
1T
SIAFEV
REGISTRANDO LOSIMPORTES DEL REPORTE DE
FACTURAS TRAMITADAS
PÓLIZA DE DIARIO
1T
CONTABILIZA E IMPRIME
SIAFEV: PÓLIZA DEDIARIO
1T
EXPEDIENTE DE FACTURAS
ORDENA
( 1 )
( 2 )
( 4 )
( 5 )
( 6 )
CÉDULA DE MINISTRACIÓNDE FACTURAS
ACCESA Y ELABORA
SIAFEV: PÓLIZA DEDIARIO
CON BASE EN LOS TOTALESDE LA CÉDULA DEMINISTRACIÓN DE
FACTURAS
( 3 )
1T
ENERO 2015
COPIA N
O CONTROLA
DA
FIRMAS DE AUTORIZACIÓN
Subdirección de Registro y Consolidación ContableManual de Procedimientos
42PÁG.ENERO 2015
C.P. JORGE JARAMILLO MÉNDEZDIRECTOR GENERAL DE CONTABILIDAD
GUBERNAMENTAL
MTRO. EDUARDO CONTRERAS ROJANODIRECTOR GENERAL DE ADMINISTRACIÓN
MTRO. MAURICIO MARTÍN AUDIRAC MURILLOSECRETARIO DE FINANZAS Y PLANEACIÓN
C.P.C. CARLOS AGUIRRE MORALESSUBSECRETARIO DE EGRESOS
L.A. GABRIEL SALVADOR ARNAU TOMASESOR ESPECIAL DEL C. SECRETARIO EN
LA DIRECCIÓN GENERAL DEADMINISTRACIÓN
LIC. JUAN MANUEL DEL CASTILLO GONZÁLEZSUBSECRETARIO DE FINANZAS
Y ADMINISTRACIÓN
COPIA N
O CONTROLA
DA
FIRMAS DE AUTORIZACIÓN
Subdirección de Registro y Consolidación ContableManual de Procedimientos
43PÁG.ENERO 2015
L.R.I. MARIANA GALLEGOS HERNÁNDEZSUBDIRECTORA DE ORGANIZACIÓN Y
PROCESOS ADMINISTRATIVOS
L.C. TOMÁS MORALES HERNÁNDEZSUBDIRECTOR DE REGISTRO YCONSOLIDACIÓN CONTABLE
Elaborado y autorizado en enero 2015Xalapa-Enríquez, Veracruz de Ignacio de la Llave.
C.P. GUMARO CASTELLANOS MARTÍNEZJEFE DE DEPARTAMENTO DE
REGISTRO CONTABLECOPIA
NO C
ONTROLADA