Producing Engaging Virtual Learning Conferences with Web 2.0 Tools

Host: Molly Moyle

Presenter: Juan Leon, Ph.D.

Introductions

Molly Moyle

Training & Development Leader, Medical Affairs

AstraZeneca

Juan Leon

President

Juan Leon and Associates

Our Agenda

• Web 2.0, Virtual Conferences, and Adult Learning Principles

• Virtual Conferences Design and Structure

• Tools for Producing the Virtual Conference

• Integrating a Professional Network

• Approaches and Trends

• Assessing Your Organization’s  Readiness

Netiquette – What’s Important?

• Mute your phone

• Raise your “hand”

• Don’t multitask 

• Use your controls– Feedback

– Mark‐up

Poll – Group Priorities

• Web 2.0, Virtual Conferences, and Adult Learning Principles

• Virtual Conferences Design and Structure

• Tools for Producing the Virtual Conference

• Integrating a Professional Network

• Approaches and Trends

• Assessing Your Organization’s  Readiness

Web 2.0 is Adult Learner Friendly

Web 2.0 Characteristics:

• User contribution of content (Wikipedia)

• Web as a collaboration platform (Google)

• Social networking (Facebook, LinkedIn)

Adult Learners Prefer:

• Validation of their expertise

• Efficiency and practical application of learning to the workplace

• Just in time learning

• Collaboration

What is a Virtual Conference?How do I design one?

A virtual conference is much like a traditional conference held at a hotel or conference center—but the majority of events are conducted online.

Design Considerations:• Variety in activities• Balance of individual and 

team work• Content appropriate for 

online environment• Event coordination• Presenter/audience 

readiness training• Tie‐in to business goals• Central location for 

resources, tools and information

How a 1‐Week Event Might Look

Daily:

• General sessions (mid‐day)

• Track‐specific workshops & panels

• Team meetings

• Resource repository

• News

• Help

Special Event/Activity:

• Technology prep

• Conference center pre‐view

• Awards/recognition session

A Central Location – The Portal

• Conference overview

• Registration

• Speaker bios and contact information

• Program

• Schedule

• Professional network

• Teams

• Resources

• Help desk

• Scorecard

Delivering Content

Platforms/Tools:• Website• eRoom (online resource repository)

• Learning management system

• Web‐based classroom 

Key Interactions:• Synchronous

– Talk (conversation)– Chat– Whiteboard– Poll

• Asynchronous– Forum, blog– Self‐directed study– Projects

Social/Professional Networking

Tools:• introNetworks• SocialText• Ning• LinkedIn• Sermo (physicians)

Features:• Personal profile• Affinity matching• Internal communications

• External communications

• Sharing of interests & expertise

• Sharing of resources

testdrive.intronetworks.com

Some Trends

• Peer‐to‐peer collaboration

• Expanding pool of experts

• More real‐time, real‐world learning

• Enabling field‐based feedback & coachable moments

Variations on Conference Structure

Physical Arrangements:

• Live event center for broadcasting and/or participation

• Satellite centers

Participant Experience:

• 1‐day event

• 2‐day event

• “Blended” model

Virtual Conference ‐ Greatest Benefits?

• Cost savings

• Broadened participation

• User contributions 

• Convenience

• Virtual team building

• Generation of eMaterials and tools

How Ready is your Organization?

Infrastructure:

• Intranet (access and authoring)

• Web conferencing / classroom tools

• Online document repository

• Logistical support

Training and Culture:

• Stakeholder comfort level with eCollaborationtools

– Author and manage?

– Participate?

• Ability to produce conference plan and materials to support curriculum?

How ready are you?

…and where would you start?

Contact Information

Molly Moyle• Molly.moyle@astrazeneca.com

Juan Leon• Juan@juanleon.name