ความรเบองตนเกยวกบเอกสารจดหมายเหตและจดหมายเหตดจทล

ราชบดนทร สวรรณคณฑ

ศนยเทคโนโลยอเลกทรอนกสและคอมพวเตอรแหงชาต

http://www.slideshare.net/rachabodin

เอกสารจดหมายเหตคออะไร?

เอกสารจดหมายเหต หมายถง ขอมลทกรปแบบทหนวยงานผลตขน

ใชในการปฏบตงาน แตสนกระแสการปฏบตงานแลว และไดรบการ

ประเมนวามคณคาในฐานะเปนขอมลชนตนทแสดงถงการดาเนนงาน

และพฒนาการของหนวยงานนน ๆ ซงมความสาคญตอ

ประวตศาสตรของประเทศ ทงนหมายรวมถงเอกสารสวนบคคลทรบ

มอบจากบคคลสาคญหรอทายาทดวย

2คมอการอนรกษเอกสารจดหมายเหต : การอนรกษเอกสารจดหมายเหตโดยการแปลงรปแบบขอมลเขาสระบบดจตอล, กรมศลปากร, ๒๕๕๑

หนวยงานจดหมายเหต และ หอจดหมายเหต

• หนวยงานจดหมายเหต (Archival Agency) หมายถง หนวยงานทม

หนาทในการรวบรวม จดเกบ สงวนรกษา และใหบรการเอกสาร

จดหมายเหต

• หอจดหมายเหต (Archival Repository) หมายถง อาคารทเกบ

รกษาเอกสารจดหมายเหต

3ทมา - หอจดหมายเหตแหงชาต, กรมศลปากร

ประเภทของเอกสารจดหมายเหต

เอกสารจดหมายเหตประเภทลายลกษณอกษร (Textual Archives)

เอกสารโสตทศนจดหมายเหต

(Audio – Visual Archives)

เอกสารจดหมายเหตประเภทแผนท แผนผง (Cartographic Archives)

เอกสารจดหมายเหตประเภทวสดคอมพวเตอร (Machine - Readable Archives)

4คมอการอนรกษเอกสารจดหมายเหต : การอนรกษเอกสารจดหมายเหตโดยการแปลงรปแบบขอมลเขาสระบบดจตอล, กรมศลปากร, ๒๕๕๑

การบรหารเอกสารจดหมายเหต

การรบมอบ

จดหา

การประเมน

คณคา

การจดหมวดหม และ

การทาเครองมอชวย

ในการคนหา

การอนรกษ

การเผยแพร และการ

ใหบรการ

5ทมา - หอจดหมายเหตแหงชาต, กรมศลปากร

ความสาคญของเอกสารจดหมายเหต

1. ใชเปนหลกฐานอางองการปฏบตงาน และพฒนาการของ

หนวยงาน เชน ประวตการจดตงหนวยงาน นโยบาย โครงการ

และกจกรรมทเคยปฏบต ฯลฯ

2. เปนประโยชนตอความมนคงของชาต เชน เอกสารทเกยวของกบ

เขตแดน

3. เปนประโยชนดานการคมครองสทธ เชน เอกสารเกยวกบทดน

4. ใชเปนหลกฐานอางองเพอการศกษา คนควา วจยในดานตางๆ

ทงทางการเมอง เศรษฐกจ สงคม วฒนธรรม รวมทงการศกษาถง

เหตการณทเกดขนในทองถนตางๆ6ทมา - หอจดหมายเหตแหงชาต, กรมศลปากร

ปญหาสาคญของเอกสารจดหมายเหต

เอกสาร หนงสอ สงพมพ และโสตทศนวสด สวนใหญทาจาก

อนทรยวตถ ไดแก กระดาษ ผา หนง พลาสตก ฯลฯ อนทรยวตถ

เหลานไมคงทนเกดการเปลยนแปลงอนนาไปสการชารดเสยหายได

งาย เชน กระดาษมกเปอยกรอบ หนงทใชในการทาปกหนงสอ หรอ

ปกแฟมมกออนยย ผเปนผง พลาสตกมกบดงอ เสยรปทรง มส

เปลยนไป มลกษณะเปนฝามวหรอทบแสงมากกวาเดม แตกหก

7คมอการอนรกษเอกสารจดหมายเหต : การอนรกษเอกสารจดหมายเหตโดยการแปลงรปแบบขอมลเขาสระบบดจตอล, กรมศลปากร, ๒๕๕๑

สาเหตททาใหเกดการเสอมสภาพของเอกสารจดหมายเหต

• สาเหตภายใน

• สาเหตภายนอก

- มนษย - อณหภม

- นาและความชน - แสงสวาง

- แมลง - จลนทรย

- สตวอนๆ - กาซตางๆ ในบรรยากาศ

- ฝนละออง

8คมอการอนรกษเอกสารจดหมายเหต : การอนรกษเอกสารจดหมายเหตโดยการแปลงรปแบบขอมลเขาสระบบดจตอล, กรมศลปากร, ๒๕๕๑

การอนรกษเอกสาร

• การปองกน (Prevention) เปนวธการชะลอการชารดหรอ

เสอมสภาพทจะเกดขนกบเอกสาร

• การปฏบตการอนรกษ (Conservation Treatment) เปนวธการท

นามาเพอแกไขปญหาตาง ๆ ทเกดขนกบเอกสาร โดยการกาจด

ปญหาตาง ๆ ทเกดขนออกไปใหหมด แลวซอมแซมหรอเสรมสราง

ใหกลบคนสสภาพเดมหรอใกลเคยงสภาพเดมมากทสด

9คมอการอนรกษเอกสารจดหมายเหต : การอนรกษเอกสารจดหมายเหตโดยการแปลงรปแบบขอมลเขาสระบบดจตอล, กรมศลปากร, ๒๕๕๑

การอนรกษเอกสารโดยการแปลงรปแบบขอมล

การอนรกษเอกสารโดยการแปลงรปแบบขอมล (Preservation

Reformatting) คอ การแปลงรปแบบขอมล เปนการถายทอด

เนอหาของเอกสารจากวสดดงเดมไปบนทกยงวสดรปแบบใหมเพอ

การอนรกษเอกสารใหมอายยนยาว

10คมอการอนรกษเอกสารจดหมายเหต : การอนรกษเอกสารจดหมายเหตโดยการแปลงรปแบบขอมลเขาสระบบดจตอล, กรมศลปากร, ๒๕๕๑

รปแบบของการอนรกษเอกสารโดยการแปลงรปแบบขอมล

11คมอการอนรกษเอกสารจดหมายเหต : การอนรกษเอกสารจดหมายเหตโดยการแปลงรปแบบขอมลเขาสระบบดจตอล, กรมศลปากร, ๒๕๕๑

กระดาษ ฟลม

รปแบบท 1

กระดาษ ฟลม

วสดอนๆสอดจทล

รปแบบท 2

เอกสารจดหมายเหตดจทล

เอกสารจดหมายเหตดจทล คอ เอกสารจดหมายเหต ทถกแปลงจาก

ตนฉบบ ในรปแบบตางๆ เชน เอกสารในรปแบบของกระดาษ

ภาพนง วดโอ เทปเสยง ฟลม ไมโครฟลม ฯลฯ ใหอยในรปแบบของ

ขอมลดจทล

12

ประโยชนของเอกสารจดหมายเหตดจทล

13

ชวยในการอนรกษขอมลสาคญ โดยลดการใชงานขอมล

ตนฉบบทออนไหวตอการถกทาลาย เสยงตอการ

เสยหาย หรอสญหายจากการเขาถงไดโดยตรงจากผใช

ชวยใหเจาของขอมล มเครองมอชวยในการบรหาร

จดการขอมลจานวนมากอยางเปนระบบ ชวยในการ

แลกเปลยน หรอเผยแพรขอมลผานอนเทอรเนต

เปนแหลงเรยนรดวยตนเองตลอดชวต 7 วน 24 ชวโมง

สาหรบทกคน โดยบรรจองคความรทสาคญทาง

ประวตศาสตร ศลปะ วฒนธรรม ภมปญญาบรรพบรษ

อนรกษ

จดการ

เรยนร

14

รปแบบขอมลเอกสารจดหมายเหตดจทล

.

• Digital Images

- JPG

• Digital Video

– CD Video, DVD Video, Portable Video

• Digital Sound / Digital Music

- MP3, MP4

• Digital Document

- PDF, Word Document

15.

ตวอยางสมดบนทกทานพทธทาสฉบบดจทล

16

เทคโนโลยทเกยวของกบจดหมายเหตดจทล

.

เทคโนโลยสารสนเทศ เทคโนโลยการสอสาร

- เทคโนโลยอเลกทรอนกส

- เทคโนโลยคอมพวเตอร

- Hardware

- Software

- เครอขายอนเทอรเนต

- เครอขายสงคม

(Social Network)

+

17

เทคโนโลยอเลกทรอนกสและคอมพวเตอร

.

Digital Camera

Scanner

Digital Media Player

Computer Set

18

เทคโนโลยอนเทอรเนตและเครอขายสงคม

• เครอขายอนเทอรเนต เปนเทคโนโลยททา

ใหเกดการเชอมโยงคอมพวเตอรทวโลก

• เครอขายสงคม (Social Network) ปน

เทคโนโลยททาใหเกดการเชอมโยงคนทอย

บนเครอขายอนเทอรเนตเขาดวยกน เชน

Hi5, Facebook, MySpace ฯลฯ

19

ทาไมตองใชเทคโนโลยในการจดทาจดหมายเหตดจทล

.

• สามารถสบคนขอมลไดอยางรวดเรว ถกตอง ตรงกบความตองการ

• สามารถจดการกบขอมลจานวนมากไดอยางมประสทธภาพ

• ขยายของเขตของการใชงาน หรอการเขาถงขอมลใหสามารถใช

งานหรอเขาถงไดในวงกวาง

กรณศกษา การพฒนาเอกสารจดหมายเหตพทธทาส อนทปญโญ ในรปแบบดจทล

21

พระพทธทาสภกข (พทธทาส อนทปญโญ)

พทธทาสภกข หรอพระธรรมโกศาจารย

นามเดม เงอม พานช เกดเมอวนอาทตย

ท ๒๗ พฤษภาคม พ.ศ.๒๔๔๙ ณ บาน

กลาง ต.พมเรยง อ.ไชยา จ.สราษฎรธาน

อปสมบทเมอวนท ๒๙ กรกฎาคม พ.ศ.

๒๔๖๗ สาเรจการศกษาชน น.ธ.เอก,

ป.ธ.๓

ทมา - http://www.dhammathai.org/sounds/buddhadasa.php

22

พระพทธทาสภกข (พทธทาส อนทปญโญ)

กอตงสวนโมกขพลาราม ท อ.ไชยา เมอ

วนท ๑๒ พ.ค. ๒๔๗๕ และหนมาใช

นามปากกา "พทธทาส" แทนนามเดมนบ

แตนนมา ทานพทธทาสภกขอทศตนเผย

แผพระพทธศาสนาจนกระทงถงแกมร

ภาพอยางสงบ ณ สวนโมกขพลาราม เมอ

วนท ๘ ก.ค. ๒๕๓๖

ทมา - http://www.dhammathai.org/sounds/buddhadasa.php

23

พระพทธทาสภกข (พทธทาส อนทปญโญ)

คาสอนอนโดดเดนของทานคอเรอง "การ

ปลอยวาง" ผลงานอนยงใหญของทานคอ

งานนพนธชด "ธรรมโฆษณ" และงาน

นพนธอกไมนอยกวา ๓๕๐ เลม

ตลอดเวลาทมชวตอย ทานพทธทาสภกข

ไดรบการสดดวาเปน มหาปราชญแหง

พทธธรรมทางบรพาทศ

ทมา - http://www.dhammathai.org/sounds/buddhadasa.php

24

โครงการพฒนาหอจดหมายเหตดจทล

ศนยเทคโนโลยอเลกทรอนกสและคอมพวเตอรแหงชาต

มลนธหอจดหมายเหตพทธทาส อนทปญโญ

+

ระยะเวลาของโครงการ: 2551 – 2553

25

วตถประสงคของโครงการ

• เพอดาเนนการสารวจ จดหมวดหม แปลงขอมลเอกสารจดหมายเหต

พทธทาส อนทปญโญ ใหอยในรปแบบขอมลดจทล

• เพอวจยและพฒนาเทคโนโลย ทเกยวของกบการแปลงขอมล และ

เทคโนโลยในการสรางคลงเอกสารจดหมายเหตดจทล เพอการอนรกษ

จดการ และเผยแพรขอมลประวต ผลงาน คาสอน หรอคตธรรมของ

ทานพทธทาสไปสสาธารณะ โดยใชเทคโนโลยสมยใหม

26

หนงสอ บนทก เอกสารลายมอ

ผลงานตนฉบบ

2727เอกสารจากพมพดด

ผลงานตนฉบบ

28ภาพจตรกรรมฝาผนงในโรงมหรสพทางวญญาณ

ผลงานตนฉบบ

29

ประตมากรรม

ผลงานตนฉบบ

30

เทปเสยงและวดโอ

ผลงานตนฉบบ

31

ขอบเขตของขอมลในหอจดหมายเหตฯ

หนงสอ บนทก ลายมอ

ตนฉบบ

๑๘,๕๖๕ รายการ

(๕๗๕,๐๐๐ หนา)

ภาพ

๔,๐๘๓ รายการ

(๕๑,๓๐๐ ชน)

เสยงและโสตทศน

๒๓๔ แผน

๑,๙๐๐ GB

วสดอนๆ

หอจดหมายเหต

พทธทาส อนทปญโญ

แหลงรวบรวม และอนรกษผลงานตนฉบบของทานพทธทาส

32

www.bia.or.th

การจดทาสาเนาดจตอล, ฐานขอมลดจตอล และจดเตรยม

อปกรณเกบสาเนาดจตอล และ บคลากรในการดแลรกษา

และควบคม

เกบรายละเอยดขอมลตามมาตรฐานจดหมายเหต ISAD

ผลงานตนฉบบ

กรรมวธอนรกษตนฉบบ

ตามหลกจดหมายเหตสากล

จดทาทะเบยนควบคม

การจดเกบตนฉบบ การจดเกบในรปแบบดจตอล

การจดเตรยมสถานทเกบทไดรบการควบคมอณหภมและ

ความชน

การจดเกบรกษาดวยอปกรณมาตรฐานทใชในการจดเกบ

จดหมายเหตโดยเฉพาะ

ควบคมดแลทกขนตอนโดยผเชยวชาญดานจดหมายเหตและเทคโนโลยสารสนเทศ

โดยจะเปนหอจดหมายเหตดจทลทสมบรณ

แนวทางในการดาเนนงาน

33

ผลงานการศกษา

คนควาและเผยแผ

พทธธรรม

ททานพทธทาสทาไว

หอจดหมายเหต

พทธทาส อนทปญโญ

ระบบอนเตอรเนต

สอสงพมพตางๆ

ผลงานตนฉบบ

ฐานขอมลดจตอล

นทรรศการ

ฐานขอมลดจตอล

หนงสอ บทความ

(ภาษาไทย/ตางประเทศ)

กจกรรมในการปฏบตธรรม

และเสวนา

รปแบบการใหบรการ

34

กระบวนการในการจดทาคลงเอกสารจดหมายเหตดจทล

1.0

สารวจและจดหมวดหม

2.0

วเคราะห ออกแบบ หรอเลอก

มาตรฐานเมตะดาตาทเหมาะสม

3.0

แปลงขอมลใหอยในรปแบบดจทล

ลงทะเบยนในแบบฟอรมกระดาษ

5.0

ใชงาน เผยแพร ใหบรการ

4.0

เลอกหรอพฒนาระบบลงทะเบยน

และลงทะเบยนในระบบดจทล

35

2008

แผนการทางานของโครงการ

สารวจและจดหมวดหม

วเคราะห สารวจ เปรยบเทยบ

และออกแบบเมตะดาตา

ออกแบบ และพฒนา

ระบบคลงเอกสารจดหมายเหต

2009

แปลงขอมล

ใหอยในรปแบบดจทล

ลงทะเบยนขอมลในระบบ

พฒนาระบบ

“สวนโมกข ๓๖๐ องศา”

2010

ลงทะเบยนขอมลในระบบ

เผยแพรขอมลผานอนเทอรเนต

พฒนาศนยใหบรการขอมล

จดหมายเหต

Preparation ArchivesDevelopment

Access

36

ความกาวหนาของโครงการ

• การแปลงขอมลใหอยในรปแบบดจทล

– เอกสาร 80,000 หนา

– เสยง 20,000 ชวโมง

• การพฒนาเครองมอสาหรบการบรหารจดการคลงขอมลจดหมายเหต

– ไดพฒนาระบบ Digital Archives Management Software 1.0

• การเผยแพรขอมลเอกสารจดหมายเหต

– ระบบ “สวนโมกข ๓๖๐ องศา”

– ระบบ “ระเบยงภาพปรศนาธรรมสามมต”

37

ผลผลตของโครงการ (1)

ขอกาหนดคณลกษณะของขอมลดจทลในระบบ

Original Type Digitization MethodHigh Resolution

Format

Low Resolution

Format

Handwriting

Documents

Scan by Flat-based

Scanner

.tif 300dpi

(5MB / File)

.jpg 72 dpi

(<1MB / File)

SoundRecording to

Computer

.wav

(80MB / File)

.mp3 128 Kbps

.flv

Photo (paper)Scan by Flat-based

Scanner.tif 300dpi .jpg 72 dpi

Photo (Slide)Scan by Film

Scanner.tif 600dpi .jpg 72 dpi

38

ผลผลตของโครงการ (2)

ระบบ Digital Archives Management Software version 1.0

คณสมบตของระบบ

• Web-based Application (Managing and Accessing

using web browser)

• Developed with Open-source Software

• ISAD(G) Metadata Compliant - General

International Standard Archival Description

• Tool for Managing and Accessing Digital Archives

39

ผลผลตของโครงการ (2)

Digital Archives Management Software version 1.0 Screenshot

40

ผลผลตของโครงการ (3)

สวนโมกข ๓๖๐ องศา

คณสมบตของระบบ

• Web-based Virtual Reality Application

• Develop Panoramic VR using 2 Techniques

– HDR Photography

– Panorama Photography

41

ผลผลตของโครงการ (3)

สวนโมกข ๓๖๐ องศา

42

ผลผลตของโครงการ (3)

สวนโมกข ๓๖๐ องศา

43

ผลผลตของโครงการ (3)

สวนโมกข ๓๖๐ องศา

44

ผลผลตของโครงการ (4)

ระเบยงภาพปรศนาธรรมสามมต

คณสมบตของระบบ

• Web-based Photo Archives

• Interaction using Curve Wall Interface

• Develop using 2 Technologies

– XML

– Action Script 3

45

ผลผลตของโครงการ (4)

ระเบยงภาพปรศนาธรรมสามมต

46watch image, read text and listen sound

ผลผลตของโครงการ (4)

ระเบยงภาพปรศนาธรรมสามมต

47

งานในอนาคต

• แปลงขอมลและลงทะเบยนขอมลเพมเตม

• พฒนาคลงสอมลตมเดยทรวบรวม เสยง วดโอ และภาพเคลอนไหว

• ตอยอดพฒนาระบบใหบรการผานอปกรณชนดอนๆ เชน มอถอ

แทบเลต

• พฒนาศนยใหบรการศกษาวจยภายในหอจดหมายเหตพทธทาส

อนทปญโญ

• พฒนาระบบเขาถงขอมลโดยใชเทคโนโลยสมยใหม เชน Natural

User Interface

48

สรป

องคประกอบของการพฒนาหอจดหมายเหตดจทล

– เนอหา

• Cataloging

• Metadata Design and Knowledge Extraction

– เทคโนโลย

• Information technology

• Communication technology

– บรการ

• Online and Mobile Services

• In house Services

ขอบคณครบhttp://www.slideshare.net/rachabodin