ОРГАНИЗАЦИЯ ВРЕМЕНИwww.ov1.ru

Тайм-менеджмент на MS Outlook

Презентация

ОРГАНИЗАЦИЯ ВРЕМЕНИwww.ov1.ru

«Организация Времени» – единственная российская компания, специализирующаяся исключительно на тайм-менеджмента

«Организация Времени» основана Глебом Архангельским, ведущим российским экспертом в сфере тайм-менеджмента, единственным в России обладателем звания Microsoft Outlook Most Valuable Professional

«Организация Времени» сертифицирована по ISO 9001:2000, сертифицирующий орган Det Norske Veritas

О компании

ОРГАНИЗАЦИЯ ВРЕМЕНИwww.ov1.ru

ОРГАНИЗАЦИЯ ВРЕМЕНИwww.ov1.ru

ОРГАНИЗАЦИЯ ВРЕМЕНИwww.ov1.ru

Личный ТМ

Командный ТМ

Управленческий ТМ

Личный + Командный + Управленческий = КОРПОРАТИВНЫЙ ТМ

ОРГАНИЗАЦИЯ ВРЕМЕНИwww.ov1.ru

Личный ТМ

Целеполагание

Планирование

Хронометраж

Расстановка приоритетов

Самомотивация

…..

ОРГАНИЗАЦИЯ ВРЕМЕНИwww.ov1.ru

Инструменты:

• Бумажные:– стикеры– ежедневник, записная книжка• Электронные:- Google календарь- MS Outlook- Lotus Notes- ……

Личный ТМ

ОРГАНИЗАЦИЯ ВРЕМЕНИwww.ov1.ru

Личный ТМ на MS Outlook

ОРГАНИЗАЦИЯ ВРЕМЕНИwww.ov1.ru

Личный ТМ на MS Outlook

ОРГАНИЗАЦИЯ ВРЕМЕНИwww.ov1.ru

Главные вопросы корпоративного ТМ

ОРГАНИЗАЦИЯ ВРЕМЕНИwww.ov1.ru

ОРГАНИЗАЦИЯ ВРЕМЕНИwww.ov1.ru

Стихийное состояние тайм-менеджмента

• Неизвестно, на что сотрудники тратят время• Руководитель «разорван» на части телефонными звонками, поработать удается только вечером• Задачи часто теряются, сроки исполнения не соблюдаются• Совещания проходят неэффективно, впоследствии возникают разночтения в трактовке принятых решений• Поток электронной почты отнимает значительное количество времени

ОРГАНИЗАЦИЯ ВРЕМЕНИwww.ov1.ru

Эффективно:• Корпоративный стандарт тайм-менеджмента:

1. Планирование времени2. Управление задачами3. Управление коммуникациями4. Книга секретариата5. Подготовка совещаний

• Эффективное использование Outlook / Lotus

• Тренинги по тайм-менеджменту: единый язык управления временем для всех

ОРГАНИЗАЦИЯ ВРЕМЕНИwww.ov1.ru

1. Планирование времени• Прозрачность времени для

руководителя и сотрудников

• Простые и удобные способы планирования встреч и назначения задач через

Outlook

• Комфортное взаимодействие,

эффективная командная работа, отсутствие

«несостыковок»

ОРГАНИЗАЦИЯ ВРЕМЕНИwww.ov1.ru

ОРГАНИЗАЦИЯ ВРЕМЕНИwww.ov1.ru

ОРГАНИЗАЦИЯ ВРЕМЕНИwww.ov1.ru

2. Управление задачами•Возможность видеть все поручения в любом аспекте: люди, сроки, проекты, и т.д.

•Прозрачная картина всех задач, как поставленных руководством, так и передаваемых сотрудниками «по горизонтали»

•Объективная оценка загрузки и трудозатрат сотрудников

ОРГАНИЗАЦИЯ ВРЕМЕНИwww.ov1.ru

Порученные вам задачи

ОРГАНИЗАЦИЯ ВРЕМЕНИwww.ov1.ru

Поручения по исполнителям

ОРГАНИЗАЦИЯ ВРЕМЕНИwww.ov1.ru

Поручения по отделам

ОРГАНИЗАЦИЯ ВРЕМЕНИwww.ov1.ru

3. Управление коммуникациями

• Единая культура оформления письма, формулирования темы, выбора адресатов, соблюдения сроков ответа• Управление по принципу «пустых входящих», превращение писем в задачи и постановка на контроль• Этика коммуникаций: когда и как использовать телефон, почту, sms, личные встречи, онлайн-общение

ОРГАНИЗАЦИЯ ВРЕМЕНИwww.ov1.ru

4. Книга секретариата• Комфортная поддержка руководителя со стороны секретарей, на основе формализованного стандарта

• Работа с входящей информацией, планирование рабочего графика, организация командировок и т.п.

• Ведение контактной базы: обстоятельства знакомства, дни рождения, профессиональные праздники…

ОРГАНИЗАЦИЯ ВРЕМЕНИwww.ov1.ru

ОРГАНИЗАЦИЯ ВРЕМЕНИwww.ov1.ru

5. Управление совещаниями• Немедленная наглядная фиксация принятых решений в Outlook

• Автоматическое формирование протоколов из Outlook

• Эффективная работа Правления, рабочих групп проектов, комитетов, других коллегиальных органов управления

ОРГАНИЗАЦИЯ ВРЕМЕНИwww.ov1.ru

Отслеживание итогов совещаний

ОРГАНИЗАЦИЯ ВРЕМЕНИwww.ov1.ru

Порядок внедрения

ОРГАНИЗАЦИЯ ВРЕМЕНИwww.ov1.ru

Результаты• Прозрачность и управляемость времени как ресурса

• Снижение сроков исполнения поручений

• Повышение доли времени на высокоприоритетные задачи

• Более планомерная, предсказуемая, комфортная работа

ОРГАНИЗАЦИЯ ВРЕМЕНИwww.ov1.ru

Опыт внедренияТеперь на совещаниях принимаются конкретные решения с измеримым результатом и сроком исполнения, а задачи назначаются исполнителям в Outlook сразу по завершении совещания. Протоколы совещаний автоматически становятся согласованными в конце собрания. Благодаря заблаговременному планированию и тщательной подготовке на обсуждение выносятся только самые актуальные вопросы.

В.В. Салмин, Председатель Правления Байкальского банка Сбербанка России

Эффективнее используется рабочее время. Повысилась своевременность исполнения задач. Средний срок согласования договоров уменьшен на 20%. Потенциальная экономия средств компании в несколько раз превышает наши затраты на внедрение тайм-менеджмента.

Селютин А.В., зам. директора Департамента информатизации, ОАО РАО «ЕЭС России»

Выражаем признательность за реализацию проекта диагностики и настройки тайм-менеджмента на Outlook. Вы продемонстрировали высокий профессионализм, понимание потребностей бизнеса и готовность реализовать поставленные нашей Компанией задачи.

Плетнев П.С., директор Корпоративного университета, РУСАЛ

ОРГАНИЗАЦИЯ ВРЕМЕНИwww.ov1.ru

ОРГАНИЗАЦИЯ ВРЕМЕНИwww.ov1.ru

Простые шаги

• Прочитать книги «Тайм-драйв» и «Работа 2.0» (в электронном виде можно получить на http://www.ov1.ru/services/books/ )

• Подписаться на бесплатную рассылку «Тайм-менеджмент в вопросах и ответах» на www.ov1.ru

• Запросить в «Организации Времени» бесплатную диагностическую встречу и бесплатное диагностическое анкетирование • info@ov1.ru +7 (495) 228-17-47